Inginnya ini menjadi artikel pendek dan ringan saja, semoga ini pendek karena ini tidak mudah untuk memperpendek biasanya. Mari kita bicara sedikit tentang area persyaratan. Pada dokumen Pengadaan setidaknya terdiri dari 14 bagian. Semua bagian dalam dokumen pengadaan sangat penting untuk diperhatikan oleh para pihak terutama pokja dan penyedia.

Namun demikian jika ingin disimplikasi maka terdapat 5 bagian utama yang wajib diperhatikan. Bagian tersebut adalah Instruksi Kepada Peserta (IKP), Lembar Data Pemilihan (LDP), Lembar Data Kualifikasi (LDK), Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak.

IKP berisi semua instruksi yang harus betul-betul diperhatikan oleh penyedia tentang seluruh tata cara pemilihan penyedia sejak pengumuman sampai dengan penetapan penyedia. Aspek pemilihan, penawaran, kualifikasi hingga kontrak.

Diwilayah pemilihan penyedia terdapat dua area persyaratan, sesuai dengan substansi pemilihan penyedia, yaitu wilayah Pemilihan dan wilayah kontrak. Pada wilayah pemilihan diwakili oleh LDP dan LDK. Kemudian wilayah kontrak diwakili oleh SSUK dan SSKK. Dengan demikian ada persyaratan pemilihan dan ada persyaratan berkontrak dimana seluruh tata caranya semua tertuang dalam IKP.

Persyaratan pemilihan mutlak dipenuhi pada saat proses pemilihan yaitu sejak batas akhir pemasukan penawaran. Persyaratan pemilihan adalah ketentuan dan informasi yang spesifik sesuai dengan jenis pekerjaan antara lain meliputi penyiapan, penyampaian, pembukaan, kriteria dan tata cara penilaian dokumen penawaran, pengumuman pemenang, dan sanggahan. Untuk pascakualifikasi didalamnya termasuk unsur kualifikasi yaitu ketentuan dan informasi yang spesifik sesuai dengan kualifikasi penyedia barang/jasa antara lain dalam menyiapkan, mengisi formulir isian kualifikasi, dan melengkapi pakta integritas.

Persyaratan berkontrak adalah persyaratan yang dipenuhi penyedia untuk dapat ditunjuk sebagai penyedia pelaksana kontrak. Dengan demikian persyaratan ini meskipun diatur dalam tata cara dan dituangkan dalam SSUK dan SSKK namun pemenuhannya, baik secara administratif maupun materiil, dilakukan sebelum bertandatangan kontrak atau sesuai tahapan persiapan pelaksanaan pekerjaan.

Penempatan persyaratan pada wilayah yang tepat memperlancar proses pengadaan barang/jasa.

Yang harus digarisbawahi bahwa pilihan persyaratan pemilihan dan persyaratan berkontrak adalah sebuah proses manajemen risiko. Pembagian risiko antara pokja dan PPK. Sehingga saat rapat kaji ulang pengendalian risiko berdasarkan pertimbangan efisien efektif harus dilakukan.

Jika risiko dapat dikendalikan pada saat proses pemilihan maka persyaratan dapat menjadi persyaratan pemilihan, dimana sebagai penanggungjawabnya adalah Pokja.

Misal jika dipersyaratkan Jaminan Penawaran. Pengendalian risiko lebih efektif dikelola pokja sehingga persyaratan dievaluasi secara administratif oleh Pokja. Jika jaminan penawaran baru diserahkan kepada pokja setelah evaluasi penawaran selesai maka fungsi jaminan penawaran tidak lagi efektif. Dengan demikian jaminan penawaran harus divalidasi pokja pada saat evaluasi penawaran.

Jika risiko lebih efektif dikendalikan pada saat proses berkontrak maka persyaratan dapat menjadi persyaratan kontrak, dimana sebagai penanggungjawabnya adalah PPK.

    Misal persyaratan Perjanjian Kerjasama Pasokan Barang/Material. Persyaratan ini kerap dipersyaratkan pada saat pemilihan khususnya dituangkan dalam persyaratan dokumen penawaran teknis pada IKP, LDP dan Persyaratan Teknis lainnya.

    Tepatkah, persyaratan ini menjadi persyaratan pemilihan? Mari kita lihat prakteknya. Penyedia dan Distributor/Pabrikan dipaksa melakukan perjanjian tanpa kepastian akan bekerjasama, karena penyedia belum tentu memenangkan paket pekerjaan. Ini tentu menjadi tidak adil buat penyedia demikian juga distributor/pabrikan yang mendukung.

Beberapa dampak negatif yang muncul akibat ini adalah :

  1. Pelelangan akan mudah terjebak pada persaingan tidak sehat karena umumnya distributor/pabrikan pendukung terbatas. Potensi monopoli maupun oligopoli pasar penyedia dapat mudah terjadi.
  2. Penyedia pemenang lelang akan mudah mengingkari perjanjian kerjasama dengan pendukung jika setelah memenangkan mendapatkan pendukung yang menawarkan harga lebih murah. Kejadian ini kerapkali menyudutkan PPK.
  3. Pihak pendukung dengan mudah membatalkan perjanjian kerjasama karena mendapatkan job yang lebih besar dan menguntungkan. Kejadian ini kerapkali menyudutkan PPK dan penyedia.

Untuk itu persyaratan adanya perjanjian kerjasama pasokan ini lebih tepat dituangkan persyaratan berkontrak yaitu dalam SSUK ataupun SSKK.

    Dampak positif yang didapatkan akibat ini adalah:

  1. Penyedia dan pendukung memiliki kepastian dalam mengadakan perikatan bukan hanya sekedar kesepahaman yang sangat lemah. Disisi lain tidak dibebani biaya yang besar untuk mencari kepastian dukungan terlebih dahulu saat menawar dan mempunyai waktu yang cukup panjang sampai dengan tanda tangan kontrak untuk mempersiapkan berkas administrasi untuk mendapatkan pemasok material/pendukung.
  2. PPK terlepas dari risiko atas potensi kegagalan pekerjaan yang lebih parah akibat penyedia gagal mendapatkan dukungan dari distributor. Jika sebelum tandatangan kontrak penyedia tidak mampu mendapatkan pendukung pekerjaan maka PPK dapat meminta kepada PA untuk menggagalkan pemilihan kemudian pokja dapat melakukan penanganan baik evaluasi ulang jika masih tersisa penawaran yang memenuhi syarat atau melakukan pelelangan ulang.
  3. Pihak pendukung mendapatkan kepastian atas kerjasama dukungan pasokan dengan penyedia pemenang tanpa takut terlanjur over produksi/stock.
  4. PPK bersama tim ahli/teknis sebagai pihak pemilik pekerjaan dapat melakukan klarifikasi pabrikan/distributor berdasarkan keahlian/keteknisan yang tepat.

Persyaratan kontrak tetap harus dijadikan perhatian oleh Pokja dan Penyedia saat proses pemilihan. Namun demikian pemenuhannya dilakukan sampai dengan saat penandatanganan kontrak. Artinya pada proses pemilihan penyedia harus menyadari dalam menyusun penawaran. Kemudian disisi Pokja, tanggungjawab evaluasi terkait syarat kontrak adalah sampai dengan melakukan klarifikasi dalam rangka memastikan penyedia sadar betul bahwa saat penandatanganan kontrak harus memenuhi persyaratan kontrak.

Hal ini jamak dilakukan misalnya terkait jaminan pelaksanaan. Persyaratan jaminan pelaksanaan dituangkan dalam SSKK dan IKP namun demikian Jaminan Pelaksanaan tidak diminta saat pemilihan melainkan pada saat sebelum tandatangan kontrak.

Demikian sedikit tulisan singkat yang semoga ringan ini, untuk dapat didiskusikan dan dikembangkan dalam kerangka penyempurnaan tata cara dan persyaratan pelelangan.

Print Friendly, PDF & Email