Serial Peningkatan Kompetensi Pengadaan (Spesifikasi 5)

Identifikasi Kebutuhan

    Peraturan Kepala LKPP nomor 12 tahun 2011 tentang Rencana Umum Pengadaan, menempatkan identifikasi kebutuhan sebagai salah satu tahapan dari penyusunan rencana umum pengadaan.

  1. Identifikasi kebutuhan barang dan jasa
  2. Penyusunan dan penetapan rencana penganggaran
  3. Penetapan kebijakan umum tentang pemaketan pekerjaan
  4. Penetapan kebijakan umum tentang cara pengadaan
  5. Penetapan kebijakan umum tentang pengorganisasian pengadaan
  6. Penyusunan KAK
  7. Penyusunan jadwal Pengadaan
  8. Pengumuman RUP

Identifikasi kebutuhan barang/jasa dibangun untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam formulasi 4 W + 1H . What, When, Where, Why dan How.

Proses pengadaan barang/jasa terdiri dari empat tahapan utama; persiapan, pelaksanaan, kontrak dan disposal. Identifikasi barang/jasa berada dalam ranah persiapan, sehingga menjadi penting disusun dengan singkat, tepat, menyeluruh, jelas dan konsisten.

Misal kebutuhan akan ballpoint, maka untuk mengidentifikasi ballpoint yang mampu memenuhi kebutuhan harus dijawab pertanyaan berikut. Apakah ballpoint yang dibutuhkan berbahan plastik atau besi? Ballpoint berbahan dasar besi lebih tahan lama sehingga lebih efisien dan efektif untuk menunjang pekerjaan rutin. Kemudian ballpoint berbahan plastik lebih cocok untuk kebutuhan short term semisal pendidikan dan pelatihan.

Kompleksitas

Kelengkapan detail spesifikasi teknis harus disesuaikan dengan kompleksitas barang/jasa. Semakin tinggi kompleksitas barang/jasa semakin detail kinerja, fungsi dan/atau teknis yang digambarkan dalam dokumen spesifikasi teknis.

Didalam spesifikasi teknis terkandung resiko-resiko atas pemenuhan barang/jasa yang dibutuhkan. Untuk itu penilaian kompleksitas didasarkan atas besar kecilnya resiko/dampak terhadap barang/jasa. Resiko teknis menyangkut pemenuhan kualitas, kuantitas, waktu dan sumber/lokasi. Disisi lain pertimbangkan pula resiko harga (nilai belanja).

Semakin tinggi resiko teknis, meski nilai pembeliannya rendah, maka semakin kompleks barang/jasa disisi teknis (bottleneck). Sebaliknya meskipun dari sisi teknis sederhana namun ketika nilai pembelian besar maka resiko keuangan semakin besar dan kompleksitas pun juga menjadi tinggi disisi teknis distribusi dan pengawasan (laverage).

Seluruh resiko harus dapat dikelola dengan baik dalam spesifikasi teknis. Spesifikasi teknis yang baik adalah spesifikasi teknis yang mampu meminimalisir resiko disisi pengguna dan mentransfer resiko lainnya, yang sulit atau tidak dapat dikelola, kepada pihak lain. Semakin tinggi pengetahuan dan keahlian pengguna terhadap barang/jasa maka akan semakin detail (conformance) suatu spesifikasi teknis.

Sebaliknya jika pengguna mempunyai pengetahuan dan keahlian yang terbatas terhadap barang/jasa, sebaiknya spesifikasi teknis lebih diarahkan pada kinerja (performance) dan menyerahkan detail (conformance) kepada penyedia. Dimana penyedia terdorong mengerahkan segala kemampuannya untuk memenuhi kinerja terbaik.

Ini salah satu sebab munculnya jasa konsultan. Jasa konsultan diperlukan ketika pengguna mempunyai keterbatasan dalam menyusun spesifikasi teknis barang atau pekerjaan. Resiko terkait perencanaan spesifikasi teknis dialihkan pada penyedia jasa konsultan. Kemudian resiko pelaksanaan pekerjaan dialihkan pada penyedia barang/pekerjaan/jasa lainnya.

Spesifikasi teknis Barang

    Barang ada dalam definisi baku adalah benda. Mendefinisikan benda secara umum sederhana karena hanya berkaitan dengan unsur-unsur fisik yang berwujud. Untuk itu dalam semua definisi benda diartikan berwujud baik itu cair, padat maupun gas. Untuk itu menyusun spesifikasi teknis barang, unsur fisik dalam porsi yang besar. Termasuk dalam kategori benda adalah berupa bahan baku, barang setengah jadi atau barang jadi.

Spesifikasi teknis Jasa

Spesifikasi teknis jasa tidak seperti spesifikasi teknis barang yang lebih dominan pada kualitas output dan bersifat tangible. Jasa mencakup keseluruhan alur dari input, proses hingga output. Disisi output tidak hanya bersifat tangible juga intangible.

Input dapat terdiri dari bahan, peralatan, tenaga kerja. Proses terdiri dari metode kerja. Output Jasa berbeda dengan barang. Jika barang merupakan suatu obyek, alat, atau benda, maka jasa utamanya adalah kinerja (performance). Meskipun sebagian besar jasa dapat berkaitan dan didukung oleh produk fisik misalnya telepon dalam jasa telekomunikasi, pesawat dalam jasa angkutan udara, makanan dalam jasa restoran, esensi dari apa yang dibeli pelanggan adalah kinerja yang diberikan oleh penyedia.

Misal: Jasa konstruksi adalah layanan jasa konsultansi perencanaan pekerjaan konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi, dan layanan jasa konsultansi pengawasan pekerjaan konstruksi.

Dengan definisi ini maka Pekerjaan Konstruksi, Konsultansi dan Jasa Lainnya termasuk dalam ruang lingkup Jasa dimana spesifikasi teknis melingkupi input, proses dan output.


Print Friendly