[ Serial Swakelola ]

Pasal 1 ayat 20 Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 (Perpres 54/2010) sebagaimana telah diubah melalui Perpres 70/2012 menyebutkan bahwa Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat.

    Dari pernyataan ayat diatas ketika konfirmasi dengan bunyi pasal 1 ayat 1 Perpres 54/2010 sebagaimana telah diubah melalui Perpres 70/2012 akan sedikit melakukan koreksi pemikiran yang menyatakan bahwa pengadaan barang/jasa adalah hanya soal memilih penyedia untuk mendapatkan barang/jasa.

    Pasal 1 ayat 1 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/ Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi2 yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.

    Kalau digabungkan pasal 1 ayat 20 dengan pasal 1 ayat 1 akan berbunyi bahwa Swakelola adalah kegiatan memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/ Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat.

    Dengan kata lain swakelola tidak hanya sekedar melaksanakan pengadaan barang/jasa tapi juga tentang merencanakan dan mengawasinya. Lebih jauh lagi kalau kita kupas kata dasar pembentuk swakelola.

    Swa adalah bahasa sansekerta berarti sendiri. Mengutip definisi dari pasal 1 ayat 20 maka sendiri ini merujuk pada penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat.

    Kelola merujuk pada pengendalian atau dapat disetarakan dengan kata manage. Dalam ilmu ekonomi manage disebut juga manajemen. Ada banyak definisi terkait dengan manajemen ini. Namun secara generik dapat kita acu definisi dari pakar manajemen George R. Terry, yang sering disingkat sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating & Controlling).


Konsep ini berkembang dengan berbagai varian yang semakin detail dalam ilmu manajemen. Namun tambahan tersebut telah termaktub dalam 4 fungsi yang diutarakan oleh George R Terry. Dialihbahasakan ke bahasa Indonesia maka fungsi ini dapat diartikan sebagai Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerak dan Pengawasan.

Dari sini jelas bahwa definisi swakelola tidak sama dengan laksanakan sendiri namun lebih tepat sebagai dikelola sendiri. Kelola mengandung fungsi Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengawasan. Untuk lebih memperdalam pemahaman tentang konsep swakelola ini menjadi penting untuk kita memahami masing-masing fungsi secara teoritis.

Keempat fungsi manajemen ini merupakan siklus yang berdampak pada masing-masing fungsi. Sehingga proses manajemen adalah proses yang tidak akan berhenti akan tetapi berputar untuk terus menemukan penyempurnaan. Salah satu penghubung masing-masing fungsi adalah evaluasi. Evaluasi terhadap perencanaan akan menjadi masukan untuk dasar penyempurnaan perencanaan berikutnya. Evaluasi dari proses pelaksanaan akan menjadi masukan bagi pelaksanaan itu sendiri dimasa datang juga terhadap perencanaan, pengorganisasian bahkan pengawasan.


PLANNING/PERENCANAAN

Menurut Koontz, et, al, (1984), perencanaan adalah fungsi fundamental dari manajemen, di dalamnya termuat apa yang menjadi tujuan kegiatan serta langkah-langkah untuk mencapainya. Perencanaan harus mempertimbangan fleksibelitas agar mampu menyesuaikan dengan situasi dan kondisi terbaru secepat mungkin. Dalam perencanaan, diputuskan apa yang harus dilakukan, kapan melakukan, bagaimana melakukan dan siapa yang melakukan.

Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah sistematik melalui upaya pemanfaatan sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen.

Dalam perencanaan kegiatan yang harus dilakukan adalah melakukan perkiraan kegiatan dan penganggaran. Dalam melakukan perkiraan, haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis organisasi untuk mengetahui potensi internal dan eksternal.

Sebuah perencanaan yang berkualitas wajib memenuhi kriteria SMART yaitu :

  1. Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
  2. Measurable artinya program kerja organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
  3. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan tidak
  4. dapat dilaksanakan.
  5. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit.
  6. Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

Perencanaan kegiatan dilanjutkan dengan perencanaan anggaran atau pembiayaan setiap tahapan kegiatan dan sub kegiatan. Perencanaan anggaran mempertimbangkan prinsip efisien dan efektif.

ORGANIZING/PENGORGANISASIAN

Pengorganisasi merupakan suatu proses penyusunan struktur organisasi dan penyediaan sumberdaya (tenaga, keuangan, prasarana dan sarana) dalam organisasi. Terdapat dua aspek penting dalam kegiatan pengorganisasian menurut Azwar (1996), yaitu pembagian kerja dan departemensasi. Pembagian tugas yang dimaksud adalah penyesuaian tugas pekerjaan agar setiap petugas dalam organisasi bertanggung jawab melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Hasil dari pekerjaan pengorganisasian adalah terbentuknya wadah (entity) atau satuan organisasi yang didalamnya ada perangkat organisasi agar tugas-tugas yang dipercayakan kepada pendukung dapat terlaksana.

ACTUATING (PELAKSANAAN)

Menurut Nawawi (2000) pelaksanaan atau penggerakan (actuating) yang dilakukan setelah organisasi memiliki perencanaan dan melakukan pengorganisasian dengan memiliki struktur organisasi termasuk tersedianya personil sebagai pelaksana sesuai dengan kebutuhan unit atau satuan kerja yang dibentuk. Di antara kegiatan pelaksanaan adalah melakukan pengarahan, bimbingan dan komunikasi termasuk koordinasi.

Dalam tahapan ini kualitas tahapan perencanaan diuji. Pelaksanaan adalah upaya mewujudkan rencana. Dalam upaya ini beberapa teori menyebutkan bahwa ada 4 jenis utama fungsi yang terdapat didalamnya, yaitu:

  1. Koordinasi kegiatan

    Untuk setiap kegiatan yang akan diterapkan sesuai rencana, manajemen harus memastikan bahwa semua kegiatan telah dilaksanakan tepat pada waktunya. Untuk mengkoordinasi aktivitas tim harus dilakukan:

    1. Koordinasi fungsi para anggota tim
    2. Koordinasi kegiatan/pekerjaan
    3. Komunikasi keputusan
  2. Penempatan orang dalam jumlah, waktu dan tempat yang tepat meliputi mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi
  3. Mobilisassi dan alokasi sumber daya fisik dan dana yang diperlukan meliputi :
    1. Pemantauan dan pengawasan
    2. Logistik (perolehan, penyaluran, penyimpanan, pengiriman, penyebaran dan pengembalian barang )
    3. Administrasi Keuangan
    4. Organisasi
  4. Keputusan yang berkenaan dengan informasi yang diperlukan berkaitan dengan pembuatan keputusan secara umum dan khusus dengan koordinasi kegiatan, manajemen tenaga kerja dan sumber daya selama pelaksanaan.

CONTROLLING (PENGENDALIAN/ PENGAWASAN)

Controlling bukan hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi. Dengan demikian apa yang dilakukan staff dapat diarahkan kejalan yang tepat dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Inti dari controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana.

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi.

Proses pengawasan sebagai bagian dari pengendalian akan mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat. Melalui pengawasan yang efektif, terhadap aktivitas organisasi, maka upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Manfaat pengawasan :

  • Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan
  • Dapat mengetahui adanya penyimpangan
  • Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup
  • Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
  • Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan penghargaan/promosi

Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya :

Preventive control

Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota

Repressive control

Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil)

Pengawasan saat proses dilakukan

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan

Pengawasan berkala

Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan)

Pengawasan mendadak (sidak)

Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan

Pengawasan Melekat (waskat)

Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan

Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling termasuk adalah evaluasi dan pelaporan. Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program. Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.

Skema Manajemen Swakelola


    Dari uraian ini dapat disimpulkan bahwa makna swakelola dalam Perpres 54/2010 dan perubahannya sama sekali berbeda dengan dengan swalaksana atau pekerjaan yang dilaksanakan sendiri.

Referensi :

  • Perpres 54/2010 sebagaimana diubah melalui Perpres 70/2012 tentang pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta seluruh aturan turunannya.
  • Modul VIII Bimtek Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Dasar – LKPP
  • http://rickyanggili.blogspot.com/
  • http://elearning.amikom.ac.id
  • http://id.wikibooks.org/wiki/Kurikulum_Kepemimpinan/Perencanaan


Print Friendly