Sesuatu yang jelas akan lebih mudah diukur. Yang terukur akan mudah dikendalikan. Dalam kerangka filterisasi keinginan agar menjamin tercapainya kebutuhan disusunlah spesifikasi. Spesifikasi didefinisikan sebagai uraian yang terperinci mengenai persyaratan kinerja (performance) barang/jasa atau uraian yang terperinci mengenai persyaratan kualitas material dan pekerjaan yang diberikan penyedia (conformance) barang/jasa.

    Uraian spesifikasi hendaknya memenuhi 5 W + 1 H. What mengandung unsur kualitas dan kuantitas barang/jasa. When mewakili waktu. Where mengandung unsur lokasi. Who menyangkut target kelompok penyedia yang dapat mengadakan barang/jasa. How menunjukkan cara yang tepat untuk menjamin value barang/jasa yang didapatkan. Terakhir why mewakili keterikatan barang/jasa dengan sasaran kegiatan. Secara lengkap ada pada artikel Mendefinisikan Barang/Jasa dalam Pengadaan.

Spesifikasi performance ditandai dengan penggunaan kriteria kinerja. Misalkan kebutuhan pendingin ruangan pertemuan 10×10 m maka ditetapkan spesifikasi kinerja berupa suhu terendah ruangan 20oC dan suhu tertinggi pada kondisi kapasitas penuh 22oC. Disini didorong keahlian penyedia dalam menjamin kinerja yang dibutuhkan.

    Spesifikasi performance lebih dianjurkan karena lebih mudah disusun dan mampu menjamin tercapainya kebutuhan. Kriteria performance berorientasi pada kinerja tidak hanya tampilan fisik dari barang/jasa, ini berdampak pada tingkat pengendalian yang lebih mudah.

Untuk barang/jasa penyedialah selalu lebih ahli dibanding user. Dengan spesifikasi performance penyedia akan terpacu memberikan inovasi terbaiknya bebas dari keterbatasan pengetahuan user. Kemudian resiko terbesar ada pada penyedia, artinya resiko kegagalan kinerja ditanggung penyedia. Ini memudahkan user dalam mengendalikan kontrak.

    Kendala yang dihadapi dengan spesifikasi performance adalah kesulitan dalam evaluasi penawaran untuk pengadaan yang berbeda, meski barang/jasanya sama. Penyedia memerlukan sumber daya yang lebih terkait waktu dan keahlian dalam mempersiapkan tanggapan rinci penawaran. Tidak adanya detail persyaratan teknis membuat proses evaluasi teknis memakan waktu lama. Resiko lain adalah tidak selalu menjamin user mendapatkan barang/jasa sama persis seperti diharapkan. Untuk itu beban pengujian kinerja
harus dilakukan oleh user.

Spesifikasi Conformance
mudah dikenali melalui adanya kriteria detail. Meski begitu sesuai dengan ketentuan P54/2010 spesifikasi tidak diperbolehkan mengandung unsur rekayasa yang menghalangi persaingan seperti mengarah kepada produk tertentu, kecuali untuk suku cadang.

Contoh 1 : Spesifikasi Conformance AC :

  • Quantity : 4 unit
  • Pendinginan Kapasitas: 9000
  • Timer
  • Pemurni udara: Air Purifying System
  • Remote Control: Yes
  • Konsumsi Daya: 800 Watt
  • EER (Btu / JW): 1PK
  • Garansi: 1 Tahun (Parts & Jasa) 3 Tahun (Kompresor)

Kelebihan spesifikasi conformance adalah mampu menjelaskan secara rinci persyaratan teknis dan fisik dalam dokumen pemilihan dan kontrak. Bagi user yang memiliki keahlian atau spesialisasi pada barang/jasa yang diadakan, spesifikasi ini tepat digunakan. Alasannya user dapat mengendalikan resiko dan memastikan barang/jasa yang didapat persis sesuai dengan yang disusun. Evaluasi teknis menjadi sangat mudah karena kriterianya rinci.

    Kelemahan spesifikasi conformance terletak pada seberapa jauh penguasaan detail spesifikasi dari user. Begitu user tidak ahli dalam barang/jasa yang diadakan maka kontrol sepenuhnya ada pada penyedia. Tidak jarang spesifikasi yang disusun justru mengulang hal-hal yang sudah sangat dipahami oleh penyedia. Sering terjadi spesifikasi yang digunakan adalah spesifikasi lama tanpa melakukan penyesuaian terkait lokasi dan waktu.

    Kekeliruan dalam penyusunan spesifikasi conformance tidak dapat diperbaiki dan menghambat inovasi dari penyedia dalam memberikan kualitas barang/jasa terbaik. Seperti ditunjukkan spesifikasi (contoh 1). Dikaitkan dengan kebutuhan pendinginan    ruang pertemuan 10×10 m. Maka ketika 4 unit AC kapasitas 1 PK terpasang dengan baik. Kemudian suhu ruangan pada saat full capacity tidak sesuai yang diharapkan, user tidak dapat menuntut penyedia memperbaiki. Karena secara teknis spesifikasi sudah dipenuhi. Untuk itu sebaiknya berhati-hati menggunakan spesifikasi conformance.

    Apabila ditarik dua sisi ekstrim maka tipe spesifikasi yang sering digunakan adalah spesifikasi performance dan conformance. Dalam rentang dua titik ini tidak
menutup kemungkinan penggunaan spesifikasi kombinasi. Seperti terlihat pada gambar berikut:

Gambar 1 : Kombinasi Spesifikasi

Spesifikasi performance sifatnya strategis dalam upaya terbangunnya sekumpulan spesifikasi standar. Dalam teori Pareto yaitu hukum 80:20, spesifikasi perfomance murni cukup diterapkan pada 20% paket pekerjaan. Sedangkan 80%-nya dapat ditangani dengan spesifikasi standar hingga brand.

Spesifikasi standar mampu menjamin tercapainya value for money. Untuk itu siklus
pengadaan tetap wajib dijaga, agar akurasi spesifikasi standar update sesuai kebutuhan. Contoh pada pengadaan AC untuk pendinginan ruangan.

Dapat digunakan kombinasi spesifikasi standar melalui skala keandalan MTBF yang dibangun oleh lembaga independen. Unsur performancenya menggunakan kinerja pendinginan ruangan 20oC dan suhu tertinggi pada kondisi kapasitas penuh 22oC. Karena MTBF sudah terstandarisasi tidak diperlukan waktu lama untuk menetapkan ukuran.

Ukuran keandalan MTBF (Main Time Between Failure) adalah skala waktu berapa lama sebuah peralatan dapat berfungsi dengan baik sebelum terjadi kerusakan. Satuan dari MTBF biasanya ditentukan dalam jam.

Contoh 2 : Spesifikasi Produk AC yang menyertakan MTBF

SPESFIKASI SPARE PART NATIONAL / PANASONIC: AC SERVO MOTOR, BRUSHLESS MOTOR, COMPACT AC GEARED MOTOR, INDUSTRIAL MOTOR, NEW G SERIES SMALL AC GEAR MOTORS 10, 000 HOUR MTBF, Latest AC Servo Motor and Drives from PANASONIC Minas A and S Series CAD FILES, Panasonic IP 67 Wash down Gear Motors, PANASONIC SMALL GEAR MOTOR AND G-VENT SPEC. PAGE, Sizing Link for Panasonic Sevro A4 Series

Spesifikasi yang baik akan menjamin pencapaian kebutuhan secara optimal. Sayangnya setiap spesifikasi yang dihasilkan dalam proses pengadaan di masing-masing unit kerja dan terkumpul pada unit layanan pengadaan tidak dijadikan harta kekayaan yang sangat berharga. Kiranya disinilah peran lembaga Unit Layanan Pengadaan menjadi sangat penting. Dalam membangun dan merawat spesifikasi standar barang/jasa.

Print Friendly, PDF & Email