012615_0201_SerialPerpr1.jpgSalah satu diskusi yang mengemuka terkait Perubahan Perpres 54/2010 dengan Perpres 4/2015 adalah munculnya klausul negosiasi teknis dan harga pada proses pelelangan. Klausul ini muncul dengan syarat kondisi penawaran yang masuk dalam pelelangan kurang dari 3.

Pasal 109 ayat 7 huruf c. apabila penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) peserta, pemilihan penyedia dilanjutkan dengan dilakukan negosiasi teknis dan harga/biaya. Dengan hilangnya klausul penawaran wajib 3 maka proses pelelangan diharapkan dapat mendukung percepatan sebagaimana amanat Inpres 1/2015. Semoga.

    Terkait negosiasi beberapa pertanyaan muncul dalam beberapa kelas pengadaan barang/jasa yang saya ikuti. Untuk itu ada baiknya jika materi diskusi dan pembahasan ini dipublikasikan untuk memicu diskusi lebih lanjut.

Seperti apakah harga negosiasi yang dihasilkan?

Pertanyaan ini muncul karena masih ada pemahaman bahwa teknis negosiasi yang dilakukan adalah teknis negosiasi pasar tradisional. Dimana penyedia menawarkan nilai harga, kemudian pembeli menawar lebih rendah dari itu. Proses berlangsung sampai terjadi kesepakatan harga, dimana belum tentu hasilnya adalah harga terendah antara harga penawaran atau pembelian awal.

Negosiasi Pasar

Penawaran Penjual

Penawaran Pembeli

500.000

400.000

Hasil Negosiasi = 450.000

Secara umum negosiasi harga seperti ini tidak masalah. Namun sayangnya dalam pengadaan barang/jasa pemerintah harus mempertimbangkan prinsip akuntabilitas. Dari sisi akuntabilitas angka 450.000 akan menjadi pertanyaan sumber dasarnya. Akan membuka kecurigaan adanya kolusi antara penawar dan pembeli untuk kemudian dilaporkan kepada pengguna. Dugaannya misalnya bisa saja kesepakatan sebenarnya 480.000 namun dilaporkan 450.000 sehingga 30.000 sebagai fee negosiasi. Tentu ini hanya dugaan namun demikian dari sisi akuntabilitas harus dihindari semaksimal mungkin terjadinya potensi kolusi ini.

Pada penjelasan Keppres 80/2003 dan seluruh perubahannya, terkait klarifikasi dan negosiasi diatur cukup detil bahwa :

Klarifikasi dan negosiasi dilaksanakan sebagai berikut:

  1. sebelum klarifikasi dan negosiasi dilakukan, panitia/pejabat pengadaan membuat pedoman klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga. Dalam pedoman klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga di-cantumkan hal-hal teknis dan item pekerjaan yang akan diklarifikasi dan dinegosiasi, tetapi tidak boleh mencantumkan rincian HPS;
  2. klarifikasi dan negosiasi dilakukan kepada peserta pemilihan langsung yang menawarkan harga terendah sampai terjadi kesepakatan. Klarifikasi dan negosiasi tidak boleh dihadiri oleh peserta pemilihan langsung lainnya;
  3. klarifikasi dan negosiasi teknis dilakukan untuk mendapatkan barang/jasa yang sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa atau spesifikasi yang lebih tinggi;
  4. bagi pengadaan barang/jasa berdasarkan kontrak harga satuan, panitia/pejabat pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi terutama terhadap harga satuan item-item pekerjaan yang harga satuan penawarannya lebih tinggi dari harga satuan yang tercantum dalam HPS;
  5. bagi pengadaan barang/jasa berdasarkan kontrak lumpsum, Pejabat / Panitia Pengadaan / Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) melakukan negosiasi hanya pada harga total saja;
  6. setelah klarifikasi dan negosiasi, Pejabat / Panitia Pengadaan / Unit Layanan Pengadaan (Procurement Unit) meminta kepada peserta pemilihan langsung yang akan diusulkan untuk menandatangani berita acara hasil klarifikasi dan negosiasi. Apabila tidak terjadi kesepakatan dengan urutan pertama, maka klarifikasi dan negosiasi dilakukan kepada urutan penawar terendah berikutnya;

Namun demikian Perpres 54/2010 sebagaimana diubah dengan Perpres 4/2015 hanya mengatur pada pasal 66 ayat 5 huruf a bahwa HPS digunakan sebagai untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya. Kemudian operasional negosiasi diuraikan dalam Perka 14/2012 pada proses pengadaan langsung disebutkan bahwa Negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS.

Jika berdasarkan HPS maka yang dinegosiasi adalah Harga Satuan dalam Daftar Kuantitas dan Harga. Jika demikian, untuk studi kasus diatas dimana item barang yang dibeli hanya 1 unit, maka harga negosiasi yang terjadi mau tidak mau adalah sama dengan harga penawaran pembeli (400.000).

Studi kasus sederhana lainnya dengan daftar kuantitas terdiri dari beberapa item sub pekerjaan:

Penyedia I

Item

HPS

Penawaran

Negosiasi

H. Satuan

Volume

Jumlah

H. Satuan

Volume

Jumlah

H. Satuan

Volume

Jumlah

A

50.000

10

500.000

40.000

10

400.000

40.000

10

400.000

B

60.000

10

600.000

50.000

10

500.000

50.000

10

500.000

C

70.000

10

700.000

75.000

10

750.000

70.000

10

700.000

D

80.000

10

800.000

85.000

10

850.000

80.000

10

800.000

E

90.000

10

900.000

85.000

10

850.000

85.000

10

850.000

 

TOTAL

3.500.000

TOTAL

3.350.000

TOTAL

3.250.000

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa total harga bergeser akibat negosiasi pada Harga Satuan per item pekerjaan. Negosiasi ini bukan berjalan atas subyektifitas Pokja sebagai pelaksana negosiasi, namun bergeser berdasarkan bahan baku dari PPK, melalui HPS. Harga satuan HPS menjadi dasar pembanding dengan alasan merupakan harga pasar sebelum pelelangan. Jika Harga Satuan setelah pelelangan lebih rendah maka harga satuan HPS (Harga Pasar HPS) terkoreksi, jika sebaliknya maka harga satuan penawaran (Harga Pasar Penawran) dikoreksi sesuai dengan Harga Satuan HPS.

Skenario lain ketika ada 2 penyedia yang diperbandingkan kemungkinan terjadi seperti berikut:

Penyedia II

Item

HPS

Penawaran

Negosiasi

H. Satuan

Volume

Jumlah

H. Satuan

Volume

Jumlah

H. Satuan

Volume

Jumlah

A

50.000

10

500.000

30.000

10

300.000

30.000

10

300.000

B

60.000

10

600.000

65.000

10

650.000

60.000

10

600.000

C

70.000

10

700.000

60.000

10

600.000

60.000

10

600.000

D

80.000

10

800.000

95.000

10

950.000

80.000

10

800.000

E

90.000

10

900.000

90.000

10

900.000

90.000

10

900.000

 

TOTAL

3.500.000

TOTAL

3.400.000

TOTAL

3.200.000

Jika dilihat dari sisi penawaran Penyedia I memiliki harga penawaran terendah (3.350.000) dibanding penawaran Penyedia II (3.400.000). Namun setelah dilakukan perhitungan negosiasi berdasarkan HPS, total penawaran Penyedia II justru lebih rendah. Jika demikian logikanya kesepakatan negosiasi ditawarkan kepada penyedia II terlebih dahulu untuk mendapatkan total harga penawaran yang terendah. Jika penyedia II tidak sepakat (3.200.000) maka baru ditawarkan ke Penyedia I dengan kesepakatan total negosiasi (3.250.000). Plan A negosiasi adalah seluruh Harga Satuan Penawaran yang lebih tinggi dari harga Satuan HPS disamakan dengan Harga Satuan HPS. Namun demikian fleksibilitas pilihan negosiasi antara harga satuan hps dan harga satuan penawaran terdapat pada harga satuan yang tidak timpang. Artinya untuk Harga Satuan Penawaran yang lebih tinggi dari harga Satuan HPS  dapat saja tidak turun sesuai harga Satuan HPS jika tidak memenuhi klausul Harga Satuan Timpang. Hal ini dengan asumsi bahwa harga satuan penawaran tersebut masih dalam kriteria wajar. Pada kondisi ini Plan B adalah menegosiasikan harga satuan timpang.

Bagaimana jika kemudian item barang yang ditawarkan hanya ada 1 item barang saja atau bersifat lumpsum? Apa yang harus dinegosiasikan?

Menurut saya yang paling aman dan akuntabel adalah tetap berdasarkan pada HPS dan KAK/Spesifikasi Teknis. Meskipun hanya item barang tidak berarti tidak terdapat unsur lain yang mempengaruhi biaya. Faktor penyusun daftar kuantitas dan harga tidak hanya harga pokok barang tetapi juga biaya pendukung sehingga item-item ini masih dapat dinegosiasikan. Disinilah pentingnya Rincian HPS yang disusun PPK agar dapat dijadikan pegangan Pokja dalam menyusun tabel pokok negosiasi.

Misal pengadaan 100 unit laptop dengan kontrak lumpsum. Maka unsur rincian HPS adalah:

Item

HPS

Penawaran

Negosiasi

H. Satuan

Vol

Jumlah

H. Satuan

Vol

Jumlah

H. Satuan

Vol

Jumlah

Laptop

5.000.000

100

500.000.000

4.500.000

100

450.000.000

4.500.000

100

450.000.000

Ongkos Angkut

8.500.000

1

8.500.000

8.000.000

1

8.000.000

8.000.000

1

8.000.000

 

TOTAL

508.500.000

TOTAL

458.000.000

TOTAL

458.000.000

Meski dari sisi total harga tidak terjadi perubahan “ongkos angkut” misalnya dapat dilakukan negosiasi teknis. Misal semula penawaran penyedia menggunakan jasa ekspedisi, sementara spesifikasi PPK menggunakan referensi TIKI JNE dimana disisi kualitas memenuhi kebutuhan. Maka hasil negosiasi nantinya bersifat negosiasi teknis.

Negosiasi teknis bisa dilakukan terhadap setiap komponen item pekerjaan. Yang perlu diingat negosiasi teknis hanya berdampak pada perubahan harga penawaran pada bagian Harga Satuan. Untuk bagian yang lumpsum, negosiasi teknis hanya berdampak pada kualitas teknis yang lebih baik yang bisa didapatkan dan total harga penawaran tidak berubah.

Untuk itu pada SDP E-Tendering Perpres 4/2015 V.1 disebutkan pada pasal 27, bahwa :

  1. Klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga dilakukan dengan ketentuan :
    1. dilakukan terhadap 2 (dua) peserta (jika ada) secara terpisah untuk mendapatkan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan;
    2. klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga hanya dilakukan terhadap pekerjaan yang menggunakan Kontrak Harga Satuan atau Gabungan Lump Sum dan Harga Satuan
      pada bagian harga satuan;
    3. klarifikasi dan negosiasi teknis dilakukan terhadap pekerjaan yang menggunakan Kontrak Lumpsum atau Gabungan Lump Sum dan Harga Satuan pada bagian lumpsum;
    4. penawaran harga setelah koreksi aritmatik yang melebihi HPS dinyatakan gugur.

      [untuk pekerjaan yang menggunakan Kontrak Lump Sum, penawaran yang melebihi nilai HPS dinyatakan gugur

    1. [Dalam hal seluruh peserta tidak menyepakati klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga maka pelelangan dinyatakan gagal.]

Dari dua panduan K80/2003 dan SDP Perpres 4/2015 diatas dapat disimpulkan beberapa hal yaitu:

    1. Negosiasi pada pelelangan dilakukan jika jumlah penawaran yang masuk dan memenuhi syarat kurang dari 3 penawaran setelah dilakukan tahapan evaluasi.
    2. Negosiasi dilakukan secara terpisahjika terdapat 2 calon penyedia baik diundang ke 2 penyedia maupun hanya diundang penawar terendah terlebih dahulu jika tidak didapatkan kesepakatan baru mengundang penawar kedua jika ada. Tergantung pada tata cara yang diatur dalam dokumen pengadaan.
    3. Negosiasi terdiri dari Negosiasi Teknisdan Negosiasi Harga.
    4. Sebelum acara klarifikasi dan negosiasi dilakukan, pokja telah menyiapkan hal-hal teknis item pekerjaan yang akan diklarifikasi dan dinegosiasi, tetapi tidak boleh mencantumkan rincian HPS.
    5. Negosiasi teknis dan hargadidasarkan pada KAK/Spesifikasi Teknis dan HPS.
    6. Negosiasi Teknisdilakukan didasarkan pada KAK/Spesifikasi Teknis pada bagian kontrak yang bersifat lumpsum.
    7. Negosiasi Teknis dan hargadidasarkan pada KAK/Spesifikasi Teknis dan HPS pada bagian kontrak yang bersifat Harga Satuan.
    8. Jika Total Harga Penawaran setelah koreksi aritmatik melebihi HPS maka penawaran dinyatakan gugur.

Demikian hasil diskusi terkait proses klarifikasi dan negosiasi, mengingat sedikit panduan teknis tentang negosiasi maka menyampaikan yang selama ini dilakukan sebagai ajang uji coba yang baik, harapannya ada referensi lain yang akan muncul dari diskusi ini.

Print Friendly