Serial Peningkatan Kompetensi Pengadaan (1)

www.threaded.comPeran penyusunan spesifikasi teknis dalam mendorong pencapaian Prinsip-prinsip dasar Pengadaan Barang/Jasa (efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, akuntabel) sangat besar. Dalam banyak hal, spesifikasi teknis juga berperan penting dalam mendukung program pembangunan secara nasional seperti penggunaan produk Indonesia.

Atas dasar itu, penyusunan Spesifikasi teknis dan HPS harus mampu menghasilkan barang/jasa yang tepat dalam kualitas, kuantitas, waktu, lokasi/sumber dan harga melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan.

Spesifikasi teknis disusun sejak penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan tertuang dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) oleh Pengguna Anggaran (PA). Hal ini ditegaskan dalam Perpres 54/2010 sebagaimana diubah melalui Perpres 70/2012 pasal 22 ayat 4, bahwa KAK sebagai bagian dari RUP paling sedikit memuat:

  1. uraian kegiatan yang akan dilaksanakan;
  2. waktu pelaksanaan yang diperlukan;
  3. spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan; dan
  4. besarnya total perkiraan biaya pekerjaan.

Spesifikasi teknis dalam KAK bersifat umum hasil identifikasi kebutuhan oleh PA. Spesifikasi teknis umum harus mampu menjawab pertanyaan 4W + 1H, diantaranya:

  • Why
    • Kenapa atau untuk apa barang/jasa ini diadakan?
  • What :
    • Apa yang dibutuhkan ?
    • Informasi apa yang penyedia perlukan untuk memenuhi kebutuhan?
  • When
    • Kapan harus disediakan atau dibutuhkan?
  • Where
    • Darimana dan kemana barang/jasa harus disediakan?
  • How
    • Berapa banyak yang dibutuhkan?
    • Bagaimana barang/jasa harus dikirim?
    • Bagaimana kualitas dapat diuji
    • dst…

Yang perlu digaris bawahi untuk bisa didiskusikan lebih mendalam adalah tentang ketentuan spesifikasi tidak boleh mengarah pada satu merek /produk tertentu tidak diatur dalam penyusunan KAK. Perka 14/2012 sebagai petunjuk teknis Perpres 70/2012 baru mengatur tentang ini pada Pengkajian Ulang KAK. Hal ini menjelaskan bahwa pada KAK awal yang disusun oleh PA/KPA dalam RUP tidak ada larangan ataupun anjuran untuk menyebutkan merek.

Sebagai perwakilan dari pengguna akhir atau sebagai pengguna utama PA/KPA tentu memiliki referensi merek yang dianggap paling memenuhi kebutuhan. Tentu sesuai dengan rekam jejak dan pengetahuan PA/KPA/Pengguna Akhir. Terkait hal ini untuk mempermudah kerja dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai pelaksana pengadaan penyebutan merek ini harus membuka alternatif pilihan. Artinya PA/KPA/Pengguna Akhir paling sedikit menyebutkan 2 merek sebagai referensi. Tentu saja lebih banyak referensi semakin baik.

Spesifikasi teknis dalam KAK oleh PPK di kaji ulang, diuraikan lebih detail dan ditetapkan sebagai dokumen spesifikasi teknis dalam Rencana Pelaksanaan Pengadaan. Dalam hal ini PPK dapat mengandalkan pengalaman dan kemampuan teknis yang dimiliki atau dibantu oleh Tim Ahli/Teknis.

Pasal 11 ayat 1 menyebutkan bahwa PPK memiliki tugas pokok dan kewenangan menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:

  1. spesifikasi teknis Barang/Jasa;
  2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
  3. rancangan Kontrak.

Spesifikasi teknis merupakan sumber dari seluruh proses pengadaan barang/jasa. Spesifikasi teknis sebagai dasar menyusun perkiraan biaya yang dibungkus dalam terminologi Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Kemudian perkiraan biaya ini menjadi salah satu komponen dalam menetapkan tipe dan ruang lingkup kontrak hingga didapatkannya barang/jasa.

Seseorang yang memiliki kewenangan ke-PPK-an dituntut mampu menterjemahkan kebutuhan pengguna kedalam sebuah spesifikasi teknis yang efektif, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan.

Pencapaian efektif dan efisien mengacu pada karakteristik pencapaian value for money yaitu spesifikasi teknis barang/jasa yang disusun memiliki 4 karakteristik yaitu :

  1. Tepat mutu, kualitas sesuai dengan yang dibutuhkan.
  2. Tepat jumlah, kuantitas sesuai dengan yang dibutuhkan.
  3. Tepat waktu, barang/jasa diadakan saat dibutuhkan.
  4. Tepat lokasi/sumber, barang/jasa berasal dari sumber yang sesuai dan dikirim/diterima pada tempat yang dituju.
  5. Tepat Biaya, seluruh komponen biaya memberikan nilai manfaat yang maksimal dalam pe

Secara umum Spesifikasi teknis merupakan deskripsi detail tentang persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan dalam memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan (performance) atau deskripsi detail mengenai kualitas bahan, metode dan standar kualitas barang, jasa atau pekerjaan yang harus diberikan oleh penyedia (Conformance).

Dalam lingkup Perpres 54/2010 sebagaimana diubah melalui Perpres 70/2012, Spesifikasi teknis yang disusun dan ditetapkan oleh PPK lebih berorientasi pada mutu barang/jasa sebagaimana ISO 9000 mendefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”

Perka 14/2012 dalam sub bagian Pengkajian Ulang KAK menyebutkan bahwa kaji ulang KAK terkait spesifikasi wajib membahas kejelasan spesifikasi teknis barang yang meliputi :

  1. spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;
  2. tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;
  3. memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan
  4. memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).

    Pada tahap ini PPK, baik sendiri maupun dibantu oleh tim teknis bahkan boleh juga dibantu oleh tenaga ahli (konsultan) spesifikasi teknis, memilah spesifikasi umum dan khusus dari beberapa referensi untuk dijadikan spesifikasi teknis. Spesifikasi inilah yang kemudian ditetapkan sebagai salah satu komponen dokumen pelaksanaan pengadaan yang nantinya menjadi satu kesatuan dalam dokumen pemilihan.

Print Friendly