Polemik Akta Notaris dan Materai Dalam Pengadaan Barang/Jasa – Catatan Pengadaan Barang/Jasa
Rab. Sep 19th, 2018

Polemik Akta Notaris dan Materai Dalam Pengadaan Barang/Jasa

Masih banyak pemahaman yang kurang tepat tentang keabsahan dokumen dalam pengadaan barang/jasa. Kekeliruan yang terjadi kerap kali terjadi pada persoalan keabsahan salinan dokumen teknis maupun kualifikasi seperti surat keterangan ahli atau terampil (SKA/SKT), Ijazah dan Surat Kuasa.

    Persoalan keabsahan ini paling mengemuka pada tahap pembuktian kualifikasi. Seperti tertuang dalam Peraturan Kepala LKPP-RI No. 14 Tahun 2012 (Perka LKPP 14/2012) tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 (Perpres 70/2012). Pembuktian kualifikasi dilakukan dengan cara melihat dokumen asli atau rekaman yang dilegalisir oleh pihak yang berwenang, dan meminta rekamannya.

    Ketentuan ini juga semestinya tertuang dengan tegas pada dokumen pengadaan barang/jasa. Setidaknya ada 2 tahapan yang dilakukan saat pembuktian kualifikasi yaitu :

  1. Melihat dokumen asli dan meminta rekamannnya; atau
  2. Meminta rekaman yang dilegalisir pihak berwenang.

Banyak yang memahami bahwa dengan melihat dokumen asli kemudian dokumen dapat dinyatakan “sah”. Atau dengan dibubuhkannya tanda tangan dan stempel dari notaris maka dokumen sudah dapat dinyatakan sah.

Tujuan dari proses pemilihan penyedia adalah didapatkannyanya penyedia yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan. Jembatan keyakinan pengguna barang/jasa, yang diwakili oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Kelompok Kerja (Pokja), adalah terpenuhinya syarat administratif dan teknis penawaran dan kualifikasi. Salah satu acuan keyakinan terhadap kemampuan penyedia sering disandarkan pada keabsahan dokumen. Keabsahan dokumen ini dibuktikan dengan tersedianya dokumen “asli” dan “sah”.

Legalisir versus Legalisasi

Pada saat pembuktian kualifikasi bisa jadi penyedia mampu menyampaikan dokumen asli, namun belum tentu dokumen asli tersebut serta merta dapat dikatakan sah. Jika Pokja atau PPK tidak yakin terhadap keabsahan dokumen maka, sesuai dengan yang diatur pada standar dokumen pengadaan, dapat dilakukan klarifikasi kepada penerbit dokumen.

Jika dokumen asli tidak dapat diperlihatkan maka diskresi diperbolehkan dengan hanya meminta dokumen salinan yang dilegalisir oleh pihak yang berwenang. Pihak yang berwenang adalah pihak yang menerbitkan dokumen dan/atau pihak yang, berdasarkan amanat peraturan perundang-undangan dapat mewakili penerbit dokumen. Apakah notaris termasuk dalam pihak yang berwenang ini?

Untuk itu mari kita lihat perundang-undangan terkait. Dalam Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 (UU 30/2004) Pasal 15 disebutkan bahwa:

  1. Notaris berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.
  2. Notaris berwenang pula:
    1. Mengesahkan
      tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus.
    2. Membukukan surat-surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus.
    3. Membuat kopi dari asli surat-surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan.
    4. Melakukan pengesahan kecocokan foto kopi dengan surat aslinya.
    5. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta.
    6. Membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan.
    7. Membuat akta risalah lelang

Kewenangan sebagaimana dituangkan dalam pasal 15 ayat 1 adalah kewenangan notaris menerbitkan akta pendirian, akta perjanjian atau akta perbuatan yang kemudian disebut dengan akta otentik. Untuk itulah dalam salah satu persyaratan kualifikasi selalu diminta akta pendirian atau akta perubahan dari notaris.

Apakah kemudian seluruh dokumen yang ditandatangani oleh notaris dan terdaftar pada pembukuan notaris adalah akta otentik? Jawabnya tidak! Sebagaimana dituangkan dalam ayat 2, selain pembuatan akta otentik, notaris juga mempunyai kewenangan lain.

Tan Thong Kie dalam bukunya Studi Notariat, Serba-Serbi Praktak Notaris menyebutkan setidaknya ada 3 jenis kewenangan notaris, yaitu:

  1. Warmeken

    Warmeken atau verklaring van visum adalah memberikan tanggal pasti (date certain). Ini merupakan suatu keterangan bahwa notaris telah melihat akta di bawah tangan pada hari itu. Artinya hanya pernyataan bahwa pada tanggal tersebut notaris benar-benar melihat akta ada kemudian mencatatnya pada buku khusus. Namun bukan berarti notaris yang membuat atau menyatakan tanggal yang dinyatakan adalah tanggal pembuatan dokumen tersebut. Tanggungjawab hukum notaris terkait Waarmeken tidak besar, karena notaris hanya mencatat tanggal pasti notaris menyaksikan/melihat akta di bawah tangan tersebut.

  2. Legalisir

    Pada legalisir notaris mencocokkan antara salinan dokumen dengan dokumen asli. Jika pada warmeken tanggungjawab notaris hanya mencatat dan menyatakan tanggal melihat dokumen, pada proses legalisasi notaris mempertanggungjawabkan bahwa salinan sama persis dengan dan dokumen yang diperlihatkan oleh pemilik dokumen. Karena notaris tidak memiliki kewajiban untuk memeriksa keabsahan kepada penerbit dokumen maka tanggungjawab asli dan sah dokumen tersebut tidak pada notaris. Bisa saja dokumen asli yang diperlihatkan palsu.

  3. Legalisasi

    Berbeda dengan warmeken dan legalisir,
    pada proses legalisasi notaris sekaligus sebagai saksi atas telah dibuatnya dokumen/akta. Karena di dalam legalisasi notaris harus mengenal orang yang membubuhkan tandatangannya, menjelaskan isi akta itu kepada para pihak dan para pihak kemudian membubuhkan tanda tangannya di hadapan notaris. Artinya, notaris benar-benar melihat, menjelaskan akta di bawah tangan dan ikut menyaksikan penandatangan. Tentu tanggungjawab hukum notaris lebih besar dibanding warmeken dan
    legalisir.


Dari uraian di atas terang sekarang bahwa antara legalisir dan legalisasi adalah 2 hal yang berbeda. Legalitas adalah terpenuhinya klausul asli dan sah. Artinya legalitas sama dengan keabsahan dokumen. Notaris memang berwenang untuk melegalisir salinan dokumen, namun hanya tentang dokumen salinan sama persis dengan dokumen asli versi pemegang dokumen. Apakah dapat dipastikan dokumen legal atau sah? Belum tentu.

Persis seperti ketika pokja atau PPK melihat dokumen asli yang diserahkan penyedia, maka terhadap legalisir notaris pun Pokja dan PPK bisa saja tidak yakin. Ketika tidak yakin maka pokja dan PPK dapat melakukan klarifikasi kepada penerbit dokumen.

Sejurus dengan itu dari runtutan pemahaman di atas, seberapa jauh pokja mempertanggungjawabkan pembuktian kualifikasi? Jawabnya sesuai klausul Perka 14/2012 dan dokumen pengadaan, hanya sampai diyakininya keabsahan dokumen. Ini dibuktikan dengan dokumen asli atau salinan yang dilegalisir saja. Diatas keyakinan pokja dan PPK, jika dokumen asli yang diserahkan atau yang diperlihatkan kepada notaris ternyata palsu maka seluruh tanggungjawab hukum ada pada pemilik dokumen.

Fakta Surat Kuasa Dengan Akta Notaris

UU 30/2004 Pasal 15 ayat 1 salah satu poinnya menyebutkan bahwa notaris berwenang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta otentik. Ini termasuk dari proses legalisasi sebuah dokumen sehingga menjadi sebuah akta otentik oleh notaris.

Surat Kuasa adalah surat yang berisi perbuatan yang dikehendaki oleh pelaksana pengadaan. Apakah harus merupakan akta otentik?

Perpres 54/2010 Pasal 86 ayat 6 selengkapnya menyebutkan Pihak lain yang bukan Direksi atau yang namanya tidak disebutkan dalam Akta Pendirian/Anggaran Dasar, dapat menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa, sepanjang pihak tersebut adalah pengurus/karyawan perusahaan yang berstatus sebagai tenaga kerja tetap dan mendapat kuasa atau pendelegasian wewenang yang sah dari Direksi atau pihak yang sah berdasarkan Akta Pendirian/Anggaran Dasar untuk menandatangani Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.

Perpres 54/2010 pasal 86 ayat 6 mensyaratkan cukup surat kuasa diterbitkan oleh yang berhak melimpahkan kewenangan berdasarkan akta pendirian/ Anggaran Dasar dan ditujukan kepada yang memenuhi syarat. Surat Kuasa tidak perlu berbentuk akta otentik ataupun warmeken, legalisir atau legalisasi dari notaris.

Persoalan penyedia membuat dalam bentuk akta otentik, warmeken, legalisir atau legalisasi dari notaris tentu tidak menjadi persoalan. Menurut Perpres 54/2010 semua memenuhi syarat.

Patut menjadi catatan bahwa surat kuasa berbentuk akta otentik, warmeken, legalisir atau legalisasi dari notaris, tidak dapat menggantikan akta pendirian/perubahan lembaga/perusahaan. Surat kuasa berbentuk akta otentik dan Akta Pendirian/Perubahan meski sama-sama akta otentik namun keduanya memiliki fungsi dan kedudukan hukum yang berbeda.

Materai dan Keabsahan Dokumen

Hal lain seputar keabsahan dokumen dalam pengadaan barang/jasa adalah soal materai. Sering ada pendapat umum yang menyatakan bahwa dokumen perikatan tidak sah jika tidak dibubuhi materai. Pendapat ini keliru.

UU No. 13 Tahun 1985 tentang Bea Meterai (UU 13/1985) Pasal 1 ayat (1), menyebutkan bahwa fungsi atau hakikat utama Bea Meterai adalah pajak dokumen yang dibebankan oleh negara untuk dokumen-dokumen tertentu.

Surat pernyataan atau perjanjian yang tidak dibubuhkan meterai tidak serta merta menyebabkan surat tersebut tidak sah. Surat atau dokumen tetap sah namun tidak dapat dijadikan alat bukti di pengadilan sebelum dilakukan pemateraian ulang karena masih terutang pajak dokumen kepada negara.

Hal ini sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan No. 476/KMK.03/2002 Tahun 2002 tentang Pelunasan Bea Meterai dgn Cara Pemeteraian Kemudian, disebutkan bahwa pemeteraian kemudian dilakukan atas dokumen yang semula tidak terutang Bea Meterai namun akan digunakan sebagai alat pembuktian di muka pengadilan.

Beberapa hal yang dapat disimpulkan dalam artikel ini yaitu:

  1. Legalisir dan legalisasi adalah 2 hal yang berbeda. Legalisir adalah pernyataan keberadaan dokumen asli versi pemilik/pembawa dokumen adalah sama persis dengan salinan. Sedangkan Legalitas adalah terpenuhinya klausul asli dan sah. Artinya
    notaris
    telah melihat aslinya, menyaksikan pembuatan dan menyatakan keabsahan dari penerbit dokumen.
  2. Pokja dan PPK mempertanggungjawabkan keabsahan dokumen hanya sesuai keyakinan dengan melihat dokumen asli atau salinan yang dilegalisir. Jika dokumen asli tersebut ternyata ternyata palsu maka seluruh tanggungjawab hukum ada pada pemilik dokumen.
  3. Jika Pokja dan PPK tidak dapat meyakini maka pokja dan PPK dapat melakukan klarifikasi kepada penerbit dokumen. Kewajiban klarifikasi ini bersifat “dapat” bukan keharusan selama pokja dan PPK yakin tidak ada data yang meragukan.
  4. Surat kuasa berbentuk akta notaris, tidak dapat menggantikan akta pendirian/perubahan lembaga/perusahaan. Surat kuasa berbentuk akta notaris kekuatan hukumnya
    sama dengan surat kuasa biasa yang harus memenuhi syarat sesuai Perpres 54/2010 pasal 86 ayat 5 dan 6.
  5. Surat pernyataan atau perjanjian yang tidak dibubuhkan meterai tidak serta merta menyebabkan surat tersebut tidak sah. Surat atau dokumen tetap sah namun tidak dapat dijadikan alat bukti di pengadilan sebelum dilakukan pemateraian ulang.

Demikian pembahasan seputar keabsahan dokumen, semoga membantu pemahaman kawan-kawan dilapangan.

Print Friendly, PDF & Email

2 thoughts on “Polemik Akta Notaris dan Materai Dalam Pengadaan Barang/Jasa

  1. dalam hal transaksi pembayaran atau jual beli atau kontrak dan semacamnya, tanggal manakah yang berlaku? tanggal yg tertera di kwitansi atau di materai?? terimakasih sebelumnya

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d blogger menyukai ini: