Ada banyak pertanyaan yang masuk ke inbox saya baik sms, bbm ataupun email yang menanyakan tentang prosedur pengadaan langsung dibawah Rp.50.000.000,-. Kebijakan penyederhanaan aturan dan tata cara yang menjadi ruh dari pengadaan langsung ternyata justru menjadi topik yang menjadi ‘tidak sederhana’ ditingkat pelaksanaan.

Saya kembali teringat pada artikel Sadar Hukum atau Taat Peraturan, pada tingkat praktis sebuah kebijakan strategis memang tidak bisa dipaksakan untuk dipahami secara hukum-nya atau essensi-nya. Sehingga aturan rinci masih diperlukan, meski sebenarnya ditingkat praktis justru akan menjadi permasalahan tersendiri. Karena aturan rinci selalu berpatokan pada kondisi normal dan ideal pada saat aturan dibuat, sedangkan pada sisi praktek tidak selalu kondisi normal atau ideal.

Untuk itu kembali diingatkan bahwa proses pengadaan barang/jasa pemerintah berlandaskan pada prinsip pengadaan barang/jasa yaitu efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil tidak diskriminatif dan akuntabel.

Pengadaan langsung Barang Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut:

  1. merupakan kebutuhan operasional K/L/D/I;
  2. teknologi sederhana;
  3. risiko kecil; dan/atau
  4. dilaksanakan oleh Penyedia orang perseorangan dan/atau badan Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil.

Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh 1 (satu) orang Pejabat Pengadaan. Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia yang memenuhi kualifikasi. Bukti perjanjian untuk pengadaan langsung hanya bukti pembelian, kuitansi hingga SPK saja. Untuk pengadaan langsung yang menggunakan bukti pembelian tidak diperlukan HPS.

Untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan bukti pembelian/ kuitansi, penyedia tidak diwajibkan untuk menyampaikan formulir isian kualifikasi. Untuk yang menggunakan SPK apabila menurut pertimbangan Pejabat Pengadaan, Penyedia dimaksud memang memiliki kompetensi formulir isian kualifikasi juga tidak diwajibkan.

Metode ini dikenal juga dengan preknowledge yaitu pejabat pengadaan cukup menilai kompetensi penyedia berdasarkan pengetahuan awal. Misal untuk pengadaan langsung komputer maka penyedia memiliki toko komputer, tidak perlu memaksa toko untuk mengisi formulir isian kualifikasi.

Perpres 54/2010 pasal 56 ayat 4a menegaskan bahwa proses penilaian kualifikasi untuk pengadaan langsung barang/jasa lainnya tidak dilakukan. Hal ini juga ditegaskan dalam Perka 14/2012 tentang pengadaan langsung barang bahwa penilaian persyaratan kualifikasi Penyedia dapat tidak dilakukan untuk pengadaan langsung.

Meskipun demikian terkait dengan peraturan perpajakan maka disisi bukti pembayaran pejabat pengadaan dan PPK harus tetap memperhatikan kelengkapan pembayaran seperti bukti pembayaran PPN untuk nilai pembelian diatas Rp.1.000.000,- dan PPH untuk nilai diatas Rp.2.000.000,-. Termasuk juga kewajiban memiliki NPWP bagi pemilik usaha mikro atau NPWP Badan Usaha untuk usaha kecil atau koperasi kecil.

Dokumen pengadaan langsung menggunakan bukti pembelian/kuitansi menggunakan dokumen pengadaan sederhana seperti yang pernah diatur dalam pasal 3a Perka LKPP Nomor 2 tahun 2011. Isi dokumen pengadaan barang/jasa pemerintah yang tidak menggunakan SPK sekurang-kurangnya memuat:

  1. Volume pekerjaan
  2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) (Untuk yang memerlukan HPS)
  3. Spesifikasi (teknis).

Contohnya pengadaan kertas maka dokumen berisi informasi kuantitas 100 rim kertas HVS 70 g kualitas baik (SNI) dengan nilai HPS Rp15.000.000,00.

Sebagai tambahan sebaiknya semua proses dibuatkan kertas kerja berisi riwayat proses pengadaan langsung. Format tidak baku terpenting poin-poin proses termaktub didalamnya.

Pemilihan Penyedia Barang dengan metode Pengadaan Langsung dilakukan dengan dua cara yaitu:

  1. Pembelian/pembayaran langsung kepada Penyedia untuk Pengadaan Barang yang menggunakan bukti pembelian dan kuitansi.
  2. Permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Penyedia untuk Pengadaan barang yang menggunakan SPK

Berikut tahapan proses pengadaan langsung secara umum:

  1. Pejabat Pembuat Komitmen memerintahkan Pejabat Pengadaan untuk melakukan proses pengadaan langsung.

Perintah ini dapat dilakukan secara kolektif berdasarkan rincian paket pekerjaan dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang nilai paketnya memenuhi syarat untuk dilakukan pengadaan langsung. Misal PPK membuat rekapitulasi paket pekerjaan yang tertuang dalam RUP dalam bentuk tabel paket pekerjaan dengan nilai dibawah 200 juta rupiah. Kemudian tabel ini diserahkan kepada Pejabat Pengadaan untuk ditetapkan metode pengadaan dan dilakukan proses. Tabel atau surat perintah minimal berisi Volume pekerjaan, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) (Untuk yang memerlukan HPS), Spesifikasi (teknis) dan bukti perjanjian yang akan didapatkan.

Dalam menetapkan bukti perjanjian yang didapatkan PPK harus mempertimbangkan ketentuan mekanisme perbendaharaan negara/daerah terkait metode pembayaran disisi keuangan lihat artikel Pengadaan Langsung dan Bukti Perjanjian.

  1. Pejabat Pengadaan melakukan kaji ulang atas surat perintah/tabel paket pekerjaan.

Dalam proses kaji ulang ini pejabat pengadaan dapat mengusulkan perubahan spesifikasi, HPS serta bukti perjanjian.

  1. Pejabat Pengadaan menetapkan cara pengadaan langsung.

Pejabat pengadaan menetapkan apakah akan dilakukan pembelian/pembayaran langsung atau permintaan penawaran penyedia.

 Pembelian/ pembayaran langsung

  1. Pejabat Pengadaan dapat mempercayakan proses Pembelian/ pembayaran langsung kepada orang lain untuk barang yang harganya sudah pasti dan tidak bisa dinegosiasi sekurang-kurangnya meliputi:
    1. Memesan barang sesuai dengan kebutuhan atau mendatangi langsung ke penyedia barang;
    2. Melakukan transaksi;
    3. Menerima barang termasuk kelengkapan sertifikat garansi;
    4. Melakukan pembayaran;
    5. Menerima bukti pembelian atau kuitansi;
    6. Melaporkan kepada Pejabat Pengadaan;
  2. Pejabat Pengadaan meneliti dan mempertanggungjawabkan proses pengadaan langsung. Termasuk memperhatikan kelengkapan administratif yang diperlukan dalam proses pembayaran. Seperti kelengkapan perpajakan dan lainnya.
  3. Pejabat Pengadaan menyerahkan bukti pembelian atau kuitansi kepada PPK.

 Permintaan penawaran

Permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Penyedia untuk pengadaan yang menggunakan SPK, meliputi antara lain:

  1. Pejabat Pengadaan mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dan harga, antara lain melalui media elektronik dan/atau non-elektronik;
  2. Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda. Harga yang dicari adalah harga yang terendah sesuai kualitas yang dibutuhkan dengan memperbandingkan sebanyak-banyaknya sumber informasi yang bisa didapatkan;
  3. Pejabat Pengadaan mengundang calon Penyedia yang diyakini mampu untuk menyampaikan penawaran administrasi, teknis, dan harga;
  4. undangan dilampiri spesifikasi teknis, dan/atau gambar serta dokumen-dokumen lain yang menggambarkan jenis pekerjaan yang dibutuhkan;
  5. Penyedia yang diundang menyampaikan penawaran administrasi, teknis, dan harga secara langsung sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan;
  6. Pejabat Pengadaan membuka penawaran dan mengevaluasi administrasi dan teknis dengan sistem gugur, melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga untuk mendapatkan Penyedia dengan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan;
  7. negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS;
  8. dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan kesepakatan, Pengadaan Langsung dinyatakan gagal dan dilakukan Pengadaan Langsung ulang dengan mengundang Penyedia lain;
  9. Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung yang terdiri dari:
    1. nama dan alamat Penyedia;
    2. harga penawaran terkoreksi dan harga hasil negosiasi;
    3. unsur-unsur yang dievaluasi (apabila ada);
    4. hasil negosiasi harga (apabila ada);
    5. keterangan lain yang dianggap perlu; dan
    6. tanggal dibuatnya Berita Acara.
    7. Pejabat Pengadaan menyampaikan Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung kepada PPK;
    8. PPK melakukan perjanjian dan mendapatkan bukti perjanjian dengan ketentuan:
      1. bukti pembelian dapat digunakan untuk Pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah);
      2. kuitansi dapat digunakan untuk Pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah); atau
      3. Surat Perintah Kerja (SPK) dapat digunakan untuk Pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

Demikian sedikit runtutan proses umum pengadaan langsung yang diambil dari berbagai referensi utamanya Perpres 54/2010 dan seluruh perubahannya, Perka 14/2012 tentang Juknis Perpres 54/2010, peraturan tentang PPH dan PPN serta petunjuk teknis pembayaran. Semoga ini dapat menjadi sedikit gambaran panduan secara praktis.

Print Friendly