Pengadaan bahan bakar minyak (BBM) seringkali dijadikan bahan diskusi dalam metode pengadaanya. Bagaimana menentukan metode pengadaan yang tepat. Dalam kerangka manajemen, tentu pengelolaan BBM tidak bisa ditetapkan satu metode mutlak. Mengingat karakteristik kebutuhan bisa sangat spesifik. Untuk itu artikel ini mencoba menangkap kondisi umum saja.

    Sebelum membahas lebih lanjut ada baiknya kita buka kembali artikel Rumus Kontrak yang akan saya coba copas disini. Sifat kontrak berdasarkan Perpres 54/2010 dan seluruh perubahannya adalah Lump Sum dan Harga Satuan.

Dalam rumus kontrak terdapat 4 komponen yaitu :

  1. Item Pekerjaan
  2. Volume
  3. Harga Satuan
  4. Jumlah

Jika dilihat dari kepemilikan maka komponen Item Pekerjaan dan Volume adalah milik PPK sebagaimana tertuang dalam daftar kuantitas (BoQ). Untuk itulah kemudian jika terdapat perbedaan antara Dokumen Pemilihan dan Dokumen Penawaran, maka untuk Item Pekerjaan dan Volume yang menjadi acuan adalah Dokumen Pemilihan.

Komponen Harga Satuan dan Jumlah adalah milik penyedia sebagai penawaran. Maka kemudian ketika terdapat perbedaan antara Dokumen Pemilihan dan Dokumen Penawaran maka untuk Harga Satuan dan Jumlah yang menjadi acuan adalah Dokumen Penawaran.

Kemudian secara umum baik sifat Lump Sum maupun Harga Satuan, komponen Item dan Harga Satuan bersifat tetap. Dengan demikian mengubah Item Pekerjaan ataupun Harga Satuan Kontrak harus berdasarkan justifikasi yang kuat hal ini kemudian dikaitkan dengan keadaan Kahar atau kontrak yang masa pelaksanaannya telah melewati bulan ke-12 atau kondisi unforseen sebagaimana tertuang dalam kontrak.

Sifat Lump Sum

Kontrak bersifat lump sum mengikat pada Jumlah Biaya. Ketepatan pencapaian keseluruhan komponen sesuai kontrak terkait item pekerjaan, harga satuan, dan volume menjadi ukuran mutlak. Dalam konsepsi ini, kontrak Lump Sum, selama tidak terjadi keadaan kahar atau perubahan ruang lingkup, tidak mengenal adanya perubahan kontrak.

Dalam mengenali sifat lump sum komponen yang harus diperhatikan adalah :

  1. Kuantitas dapat dipastikan. Dalam artian standar mutu output dapat dipastikan, kuantitas tidak selalu identik dengan jumlah barang namun lebih luas terhadap output keseluruhan barang/jasa yang dibutuhkan sebagaimana yang kita tuangkan dalam spesifikasi teknis.
  2. Volume dapat dipastikan, bahkan hingga tahapan progres volume barang/jasa dapat dipastikan.
  3. Deliverable/ penyerahan hasil kerja dapat dipastikan. Unsur-unsur deliverable ini mencakup proses pengiriman hingga proses produksi terutama proses mewujudkan wujud fisik. Semakin baik PPK memahami rantai pasokan maka semakin mudah mendefinisikan tercapainya kebutuhan.

Untuk itu, dalam kontrak lump sum kebutuhan barang/jasa harus diperhitungkan dengan detail dan setepat mungkin utamanya jenis pekerjaan. Kontrak lump sum lebih tepat untuk pekerjaan yang sifatnya sederhana dan volume mudah diperhitungkan ketepatan kualitas, kuantitas, waktu, lokasi, dan harga/biayanya.

Item Pekerjaan

Harga Satuan

x

Volume

Jumlah

Tetap

Tetap

Tetap

Sifat Harga Satuan

Kontrak harga satuan mengikat pada komponen harga satuan dan jenis pekerjaan. Artinya, jenis pekerjaan sudah dapat ditentukan terlebih dahulu tetapi volume masih berupa perkiraan demikian juga dengan Jumlah. Kontrak harga satuan harus disadari dapat berubah atau dapat dilakukan perubahan kontrak.

Dalam sifat lump sum komponen yang harus diperhatikan adalah :

  1. Kuantiti dapat dipastikan. Dalam artian standar mutu output dapat dipastikan, kuantitas tidak selalu identik dengan jumlah barang namun lebih luas terhadap output keseluruhan barang/jasa yang dibutuhkan sebagaimana tertuang dalam spesifikasi teknis.
  2. Volume masih dalam perkiraan, tidak hanya volume total namun juga volume per item atau tahapan.
  3. Deliverable/ penyerahan hasil kerja bisa saja dapat dipastikan atau masih berupa perkiraan. Unsur-unsur deliverable ini mencakup proses pengiriman hingga proses produksi terutama proses mewujudkan wujud fisik. Semakin baik PPK memahami rantai pasokan maka semakin mudah mendefinisikan tercapainya kebutuhan, namun demikian penyedia dapat menyampaikan seluruh kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan pengguna secara maksimal.

Dapat terjadi tambah atau kurang, tetapi total biaya sesuai perkiraan awal atau CCO (contract change order). Dapat pula terjadi pekerjaan tambah atau adendum dengan syarat tidak boleh mengakibatkan penambahan nilai total kontrak melebihi 10% atau batas ketersediaan anggaran/pagu. Kontrak harga satuan lebih tepat untuk pekerjaan yang bersifat kompleks dan volume sulit diperhitungkan ketepatan dari sisi kualitas, kuantitas, waktu, lokasi, dan harga/biayanya.

Item Pekerjaan

Harga Satuan

x

Volume

Jumlah

Tetap

Tetap

Tidak Tetap

Tidak Tetap

Setelah kita mempelajari sifat kontrak ini maka kendala utama yang ada pada Pengadaan BBM adalah Harga Satuan yang bersifat fluktuatif. Hal ini hasil dari putusan pemerintah bahwa Harga Satuan BBM mengikuti Harga Pasar Minyak Dunia. Keadaan ini tidak diakomodir dalam sifat kontrak yang ada. Karena Harga Satuan selama masa kontrak hanya bisa berubah jika keadaan kahar atau melebihi 12 bulan (multiyear).

Dari pembahasan tentang kontrak ini maka kita coba menyusun metode pengadaan yang tepat.

Pemaketan Pekerjaan

Kondisional umum yang harus dipertimbangkan adalah:

  1. Apakah pengguna memiliki tempat penyimpanan BBM (Depo) yang dapat menyimpan kebutuhan selama masa kontrak?

    Jika jawabannya Ya, maka proses pengadaan menjadi sangat mudah, karena Harga Satuan Kontrak tidak berubah selama masa kontrak. Kontrak beli putus (Spot Contract) dapat dipergunakan. Pemaketan pekerjaan dapat dilakukan dalam 1 paket pekerjaan dan 1 paket pengadaan.

    Jika jawabannya Tidak, maka perlu disusun rencana kebutuhan perpemakaian yang paling efektif dan efisien atau Economic Order Quantity (EOQ). EOQ yang dihasilkan sebisa mungkin memperhitungkan aspek value for money (VFM) atau nilai manfaat uang. Bentuknya bisa saja berupa KAK dan RAB turunan dari MAK DIPA.

    Contoh : Untuk keperluan BBM harian maka pemaketan pekerjaan tentu sesuai kebutuhan yaitu perkebutuhan harian. Sehingga pada umumnya dibuat mekanisme paket pekerjaan dan pekat pengadaan perkebutuhan melalui pembelian langsung.

    Masalah berikutnya anggaran kebutuhan BBM ini umumnya sangat besar. Jika dilakukan pemecahan paket perkebutuhan maka dikhawatirkan dikenakan pasal memecah paket untuk menghindari pelelangan.

    Jawabnya memecah paket pasti, namun selama harga BBM yang jadi dasar HPS adalah Tarif Resmi Pemerintah dan persaingan sangat terbatas maka opsi pelelangan memang tidak dapat dilakukan.

    Berbeda jika memang jumlah penyedia (agen) yang menawarkan harga dibawah tarif resmi tersedia dalam jumlah cukup banyak, maka opsi mempersaingkan antar penyedia melalui pengadaan langsung (dibawah 200jt) atau pelelangan adalah opsi yang baik.

  1. Apakah agen atau Pertamina memberikan fasilitas Depo Penyimpanan yang dapat di sewa selama masa kontrak?

    Pada beberapa agen Pertamina ada yang bersedia menyediakan Depo khusus untuk keperluan pemerintah daerah. Jika fasilitas ini digunakan maka pemecahan paket pekerjaan perkebutuhan dapat tidak dilakukan.

    Namun demikian yang patut diperhatikan tentu fasilitas ini juga bisa saja menimbulkan biaya tambahan disamping harga BBM sesuai tarif pemerintah. Jika terdapat biaya sewa maka harus dipastikan bahwa biaya sewa ini bukan merupakan harga monopoli agen tertentu sehingga terdapat persaingan tidak sehat.

Metode Pengadaan

Metode pengadaan yang paling tepat untuk pengadaan BBM harus dilihat dari komponen biaya yang ada dalam spesifikasi teknis. Jika hanya untuk BBM-nya saja maka ketentuan penunjukan langsung dapat dipenuhi melalui pasal 38 ayat 5 huruf a. Barang/Jasa Lainnya berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah.

Jika terdapat komponen biaya lain seperti sewa atau pengangkutan maka tingkat persaingan ada pada biaya lain-lain tersebut. Dengan demikian opsi penunjukan langsung menjadi gugur dan tidak dapat dilakukan. Dengan demikian opsinya Pengadaan Langsung (s/d 200jt) atau Pelelangan.

Jenis Kontrak

Untuk pemaketan pekerjaan sebagai 1 paket untuk jangka waktu tertentu maka yang paling tepat adalah kontrak harga satuan. Karena umumnya total kebutuhan masih berupa perkiraan.

Jika dilakukan pemaketan pekerjaan perkebutuhan maka kontrak lump sum paling tepat karena sifatnya beli putus.

Metode Pembayaran

Membicarakan metode pengadaan tidak lengkap bila tidak membicarakan metode pembayaran. Kendala yang sering ditemukan adalah persoalan metode pembayaran pemerintah dimana tidak ada mekanisme membayar mendahului progres. Artinya jika menggunakan mekanisme Pembayaran Langsung (LS) maka BBM harus diperiksa dulu untuk diterima (PHP).

Mekanisme pembayaran LS memang akan jadi kendala utama buat SPBU/Agen/Pertamina karena metode pembayaran yang disetujui pembayaran di depan.

Solusi awal yang bisa dilakukan adalah menggunakan mekanisme Uang Persediaan (UP). Hal ini memungkinkan jika mengacu pada pola yang dituangkan pada Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 190/PMK.05/2012 Tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara :

Pasal 43

  1. UP digunakan untuk keperluan membiayai kegiatan operasional sehari-hari Satker dan membiayai pengeluaran yang tidak dapat dilakukan melalui mekanisme Pembayaran LS.
  2. UP merupakan uang muka kerja dari Kuasa BUN kepada Bendahara Pengeluaran yang dapat dimintakan penggantiannya (revolving).
  3. Pembayaran dengan UP yang dapat dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran/BPP kepada 1 (satu) penerima/ penyedia barang/jasa paling banyak sebesar Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) kecuali untuk pembayaran honorarium dan perjalanan dinas.
  4. Pada setiap akhir hari kerja, uang tunai yang berasal dari UP yang ada pada Kas Bendahara Pengeluaran/BPP paling banyak sebesar Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
  5. UP dapat diberikan untuk pengeluaran-pengeluaran:
    1. Belanja Barang;
    2. Belanja Modal; dan
    3. Belanja Lain-lain.
  6. Pembayaran dengan UP oleh Bendahara Pengeluaran/BPP kepada 1 (satu) penerima/penyedia barang/jasa dapat melebihi Rp.50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) setelah mendapat persetujuan Menteri Keuangan c.q. Direktur Jenderal Perbendaharaan.

Untuk daerah jika ingin mengakomodir maka harus menyesuaikan peraturan khusus terkait pembayaran seperti ini baik berupa SK Kepala Daerah atau Peraturan Kepala Daerah.

Usulan Umum

Sekedar usulan dengan mempertimbangkan berbagai aspek yang saya pahami untuk kebutuhan BBM dalam jumlah besar perkebutuhan maka menggunakan mekanisme framework agreement pilihan tepat. Misal kebutuhan BBM jenis Solar untuk keperluan Genset Gedung atau Armada Angkut dimana kebutuhan perminggu/bulan mencapai nilai diatas Rp. 200juta.

Framework Agreement didasari atas MoU dengan penyedia baik Pertamina/Agen yang ditunjuk. Didalam kesepahaman dituangkan mekanisme supply, pembayaran dan hal teknis lainnya tanpa mengikat pada harga satuan tertentu. Tujuan dari MoU adalah memastikan bahwa pasokan yang dibutuhkan tersedia dalam jumlah, kualitas, waktu dan harga sesuai tarif pemerintah. Mekanisme perjanjian dilanjutkan dengan bukti perjanjian sesuai dengan nilai transaksi terjadi perkebutuhan.

Sebagai catatan Framework Agreement (MoU) bukan bukti perjanjian sehingga transaksi riil harus diikat menggunakan bukti perjanjian baik itu nota, kuitansi, SPK atau Surat Perjanjian per transaksi.

Praktik umum yang berlaku untuk mobil dinas harian. Dilakukan MoU dengan SPBU tertentu, kemudian untuk setiap mobil dinas diberi jatah sekian liter/bulan untuk melakukan pengambilan pada SPBU ditandai dengan bukti perjanjian berupa kupon BBM atau Struk Pembelian Resmi. Konsekwensinya mekanisme seperti ini membutuhkan pengawasan, monitoring dan perencanaan yang ketat dan berkesinambungan.

Demikian sekedar diskusi semoga bisa lebih disempurnakan.


Print Friendly, PDF & Email