Pejabat Pengadaan dalam Pengadaan Langsung – Catatan Pengadaan Barang/Jasa
Kam. Agu 16th, 2018

Pejabat Pengadaan dalam Pengadaan Langsung

Tulisan ini muncul karena sering ditanyakan posisi pejabat pengadaan dalam pengadaan langsung, terutama untuk nilai sampai dengan 50 juta rupiah. Sebelum menjawab ini menggunakan buku konsolidasi saya mencoba meruntut ihwal pejabat pengadaan secara utuh.

Ada sekitar 29 pasal yang mengandung kalimat Pejabat Pengadaan. Dari ke 29 pasal ini tidak sedikitpun kata ataupun pengertian yang membatasi keterlibatan Pejabat Pengadaan dalam pengadaan langsung. Baik itu dari sisi nilai maupun dari sisi kompleksitas, ataupun juga terkait kebijakan penyederhanaan aturan dan tata cara.

Pasal 1 ayat 9, pasal 16, pasal 17 dan pasal 45 tegas menyatakan bahwa Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh pejabat pengadaan dan pejabat pengadaan ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan langsung. Dari sini dapat disimpulkan bahwa pengadaan langsung adalah proses pengadaan barang/jasa paling tinggi 200 juta untuk non konsultan dan paling tinggi 50 juta untuk konsultansi, kemudian dilaksanakan oleh satu orang pejabat pengadaan. Hal ini bisa dibaca pada Pasal 39 dan pasal 45.

Kemudian tidak ada penjelasan sedikitpun bahwa terdapat pengadaan barang/jasa yang tidak melibatkan pejabat pengadaan/pokja ULP. Sehingga pertanyaan apakah pengadaan langsung dengan nilai sampai dengan 10 juta atau 50 juta rupiah tidak melibatkan pejabat pengadaan? Jawabannya tidak ada!

Pejabat Pengadaan bukan Pejabat Pembelian

Pasal 57 ayat 5 menyebutkan bahwa Pengadaan Langsung non konsultansi dilakukan dengan 2 cara yaitu :

  1. Pembelian/pembayaran langsung apabila didapatkan bukti perjanjiannya bukti pembelian dan kuitansi. Catatan khusus konstruksi pembelian/pembayaran langsung paling rendah hanya untuk mendapatkan kuitansi.
  2. Permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Penyedia untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK.

Pasal 58 ayat 5 Pengadaan Langsung konsultansi hanya bisa dilakukan dilakukan dengan permintaan penawaran yang diikuti dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan biaya kepada calon Penyedia.

Hal ini sesuai dengan yang saya ulas dalam artikel Memahami Pengadaan Langsung dengan Kraljic Box.

Dari kedua cara pengadaan langsung ini muncul pemikiran tidak diperlukan pejabat pengadaan pada proses pembelian langsung terutama yang menggunakan bukti pembelian. Benarkah ini? Menurut saya keliru. Kelirunya ada pada anggapan tugas pejabat pengadaan hanya untuk proses pembelian.

Pejabat pengadaan bertugas sebagai manajer pembelian dalam satu unit kerja sehingga tugas utamanya adalah mengelola pembelian (purchasing management). Apakah mengelola identik dengan melaksanakan pembelian? Tentu tidak. Manajemen pembelian lebih luas dari sekedar melaksanakan pembelian, karena didalamnya terdapat fungsi merencanakan, melaksanakan, mengendalikan dan mengevaluasi. Untuk itulah sebutannya bukan Pejabat Pembelian tetapi Pejabat Pengadaan.

Pasal 34 ayat 2 menegaskan Pejabat Pengadaan melakukan perencanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa selain PPK dan/atau ULP. Bahkan pejabat pengadaan dapat melakukan kaji ulang terhadap paket pekerjaan, yang notabene adalah wilayahnya PA/KPA.

Sehingga tidak menutup kemungkinan dari pertimbangan pejabat pengadaan, beberapa paket pekerjaan yang nilainya s/d 200 juta, diusulkan dilakukan konsolidasi. Hasil dari konsolidasi ini menghasilkan paket pengadaan yang nilainya diatas s/d 200 juta. Maka kemudian proses pemilihan penyedianya dilakukan oleh Pokja ULP melalui pelelangan. Ingat artikel Analisa Paket Pekerjaan dan Paket Pengadaan.

Pengesahan Bukti Perjanjian

Satu lagi pertanyaan yang sering muncul yaitu apa peran pejabat pengadaan dalam pembelian langsung menggunakan bukti pembelian dan/atau kuitansi? Pembelian langsung ada dalam tataran pelaksanaan maka dari itu pejabat pengadaan dapat saja tidak terlibat langsung dalam proses pelaksanaan. Misalkan untuk pembelian ATK diputuskan dengan metode pembelian langsung. Maka transaksi dapat saja dilakukan atas nama pejabat pengadaan. Baik itu oleh PPK, PPTK, staf yang ditunjuk atau siapapun. Terpenting adalah hasil, report pembelian dan bukti perjanjian dapat dipertanggungjawabkan.

Secara hirarki bukti pembelian lebih rendah dari kuitansi. Bukti pembelian/nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli. Dari sisi pengesahan cukup dari pihak penjual, meski pada prakteknya ada juga pengesahan oleh yang menerima barang atau yang menyerahkan uang tunai pembayaran. Terutama untuk pembelian barang yang mengandung purna jual atau garansi.

Sedangkan kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditanda tangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut. Titik fokus kuitansi tidak lagi hanya sekedar berpindahnya barang/jasa, tetapi juga histori alur uang/pembayaran. Siapa yang membayar dan siapa yang menerima pembayaran. Siapa yang menerima barang dan siapa yang memberikan barang. Disisi penandatanganan juga harus dari dua pihak.

Pejabat Pengadaan Melakukan Transaksi, Itu Dulu!

Lalu dimana peran pejabat pengadaan? Sekali lagi pejabat pengadaan adalah manajer pembelian yang mengelola pembelian sampai dengan 200 juta untuk non konsultansi dan sampai dengan 50 juta untuk konsultansi.

Terkait pelaksanaan maka diperhatikan kebijakan penyederhanaan aturan dan tata cara. Kalau dalam kondisional tertentu pembelian/pembayaran langsung lebih efisien dan efektif dilakukan selain pejabat pengadaan silakan. Namun perlu diingat proses pembelian dan bukti perjanjian harus dapat dipertanggungjawabkan kepada dan/atau oleh pejabat pengadaan.

Bukankah pejabat pengadaan melakukan transaksi? Perlu kita cermati bahwa klausul ini telah diperbaiki pada Perka 6 tahun 2012. Kalimat Pejabat Pengadaan melakukan transaksi ada pada Lampiran II Tata Cara Pemilihan Penyedia Barang P54/2010 sebelum dirubah dengan P70/2012. Kini sudah tidak ada lagi. Ini memperkuat posisi pejabat pengadaan, tidak hanya sebagai pejabat pembelian. Sejatinya pengelola pengadaan dengan nilai sampai dengan 200 juta memang tidak sekedar petugas pembelian tapi manajer pembelian/pengadaan. Untuk itu sertifikasi ahli pengadaan wajib bagi pejabat pengadaan.

Print Friendly, PDF & Email

202 thoughts on “Pejabat Pengadaan dalam Pengadaan Langsung

  1. Pak Samsul,
    Di Anggaran kami terdapat Belanja Jilid kliping selama setahun yaitu 120 buah jilid seharga @90.000. Dalam setahun biaya yang dikeluarkan 10.800.000. Kami SPJ-kan dengan pembelian langsung sebulan sekali 10 bh x 90.000= 900.000.
    Terdapat pemeriksaan tempo hari, bahwa SPJ setiap bulan adalah penghindaran pajak. Seharusnya dibuatkan SPK dengan cara membayar 100% sebesar 10.800.000 sehingga pajak terbayar.

    Saya kurang setuju Pak dengan hal ini krn:
    1. dengan pembelian langsung setiap bulan masih sesuai dengan aturan krn kurang dari 50 juta.
    2. Jika harus dilaksanakan kesepakatan selama setahun dengan rekanan melalui HPS, tentu tidak efektif dan efisien krn harus ada proses penawaran, selain itu apa bersedia rekanan dibayar di akhir tahun stelah selesai menjilid kliping?

    Bagaimana pendapat Bapak?

    1. Pak Adyani: dalam kerangka efisien efektif saya sepakat agar pembelanjaan langsung dipaketkan 1 tahun apalagi pekerjaannya rutin. Tidak masalah pakai penawaran jika perlu dibantu secara administratif penyedia menawar dengan memberikan isian harga untuk diisi oleh penyedia. Total pengadaannya juga masih bisa dilakukan dengan pengadaan langsung. Untuk transaksi pembayaran tetapkan saja kontrak harga satuan kemudian sistem pembayaran berdasarkan tahapan pekerjaan/termin misal per 10 buah jilidan. Jadi rekanan tetap dbayar ketika pekerjaan penjilidan sudah selesai per 10 buah.

  2. Pak Samsul: di satker kami mengadakan sewa laptop 28 jt, sewa AC 1 unit selama AC Rp 4jt hanya dengan SPk dan Surat Perjanjian Sewa, apakah harus ada HPS, pemasukan penawaran, Berita Acara Hasil Negosiasi dan BAHPL? Dan pembelian ATK sebesar 10 jt hanya pake SPK doang. Mohon pencerahannya pak. Terima kasih sebelumnya

  3. Yth Pak Ramli :
    mohon maaf bila saya tidak dapat mengikuti komentar dari awal sehingga muncul pertanyaan dibawah sebagai berikut . .Sebelumnya kalimat bapak
    diatas yaitu….. “Bukankah pejabat pengadaan melakukan transaksi? Perlu kita cermati bahwa klausul ini telah diperbaiki pada Perka 6 tahun 2012, Kalimat Pejabat Pengadaan melakukan transaksi ada pada Lampiran II Tata Cara Pemilihan Penyedia Barang P54/2010 sebelum dirubah dengan P70/2012. Kini sudah tidak ada lagi”

    Namun Setelah keluarnya Perka LKPP no 14 2012 (diundangkan Tanggal 11 Desember 2012) yang lebih melonggarkan aturan bahwa Pj pengadaan “dapat” memerintahkan seseorang untuk melakukan pengadaan langsung dengan bukti pembelian dan kwitansi, malah membuat saya bingung dalam pelaksanan pengadaannya.. . karena menurut saia menjadi tidak efektif dan efisien (PPK memerintahkan kepada Pejabat Pengadaan, Kemudian Pj. Pengadaan memerintahkan kepada Staf) padahal Pj. Pengadaan (dalam hal ini) masih staf juga.

    moohon tanggapan dan pencerahan pak.

    1. Pak ijonk: seperti yang saya utarakan pada artikel Pejabat Pengadaan adalah penerima pelimpahan wewenang kebijakan pengadaan (Manajerial) jadi jangan disamakan dengan petugas atau tukang pembelian atau hanya sekedar staf biasa. Maka dari itu diberi label “Pejabat”. Dalam kaitan ini Pejabat Pengadaan melakukan proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap pengadaan s/d 200jt. Untuk tugas pelaksanaan tentu seorang “pejabat” boleh mendelegasikan tugas dikaitkan dengan kesederhanaan dan efisiensi misal utk pembelian langsung transaksi dilaksanakan PPTK namun tetap dalam manajemen pengadaan oleh pejabat pengadaan. Jadi tentu berbeda antara staf tanpa delegasi wewenang “pejabat” dengan yang diberi jabatan.

  4. Terimakasih Pak atas tanggapanya,.. lalu terkait dengan PL barang (peralatan industri batako) yang nilainya s/d 50 jt (bukti perjanjian berupa Kwitansi), apakah Pj. Pengadaan dimungkinkan menandatangi surat pesanan barang, atau PPK saja lah yang boleh menandatangani Surat Pesanan Barang?

  5. Pak Ramli, selain untuk pengadaan barang dengan besaran/nilai s.d. Rp50 jt Rupiah, adakah ketentuan lainnya yang mewajibkan sebuah pengadaan harus menggunakan Surat Perintah Kerja. Pertanggungjawaban belanja kami ditolak oleh verifikator dinas keuangan karena hanya menggunakan kwitansi sebagai bukti perjanjian. Yang bersangkutan tetap menuntut SPK, dengan alasan yang sulit dimengerti: karena menggunakan DAK lah…dan sebagainya. mohon pencerahan

  6. pak samsul saya mau tanya mengenai pengadaan barang jasa
    ada lelang lpse yang syarat kualifikasi : SIUP Golongan usaha kecil untuk menjalankan kegiatan/usaha Penyedia Jasa Jahit-Menjahit dan Turunannya
    apakah SIUP dengan sub bidang pakaian jadi bisa mengikuti lelang ini atau tidak. dikarenakan ijin usaha saya berbentuk PD pakaian jadi

  7. Ijin tanya Pak, misalkan di DPA ada pengadaan mobil seharga 300 juta namun karna harga mobil tersebut hanya 250 juta bolehkah dalam kontrak ditambahkan pembelanjaan suku cadang…??

      1. Baik pak, ijin tnya lgi pak klau di DPA ada pngadaan laptop 3 unit @ 7 juta/unit = 21 juta tpi pda saat survei hrga didpati laptop sharga 5 jta/unit = 15 jta, apakah bisa volume pngadaanx dtmbahkan jdi 4 unit mngingat total 4 unit = 20 jta (msih dbwah pagu DPA)…??

        1. Pak Permana: terkait hal tersebut silakan ditanyakan pada bagian keuangan karena biasanya apa yang tertuang dalam DPA itu yang akan dicatat dalam pencatatan aset sehingga jika terjadi penambahan output bisa saja diminta merubah DPA.

  8. tanya pak, apa beda pengelola teknis dengan PPHP? apa boleh pengelola teknis menadatangani BAST untuk syarat pembayaran tanpa keterlibatan PPHP setelah itu pembayaran terjadi. tks utk jawabannya

    1. Pak Icon: Pengelola Teknis adalah pihak PPK sedangkan PPHP bukan. PPHP diluar tim teknis PPK yang membantu PA memberikan pertimbangkan terkait pembayaran. Untuk itu Pengelola teknis tidak termasuk para pihak yang wajib bertandatangan dalam BAST.

  9. salam kenal, mohon pencerahan tata cara untuk pengadaan tenaga kerja non pns / honorer (operator komputer; nilai total 11 OB: 14.300.000) pada suatu kegiatan pengelolaan sistem informasi pembangunan baik dari sisi proses pengadaan/ sistem pemilihan/seleks maupun jenis bukti transaksi. terimakasih

  10. (a) Memesan barang sesuai dengan kebutuhan atau mendatangi langsung ke penyedia barang;
    (b) Melakukan transaksi
    (c) Menerima barang;
    (d) Melakukan pembayaran;
    (e) Menerima bukti pembelian atau kuitansi;
    (f) Melaporkan kepada Pejabat Pengadaan;

    Supaya lebih terang menderang tentang tulisan diatas, tolong dong pak samsul ramli berbagi kepada kami, tentang FORMAT (bentuk dokumennya pak)/langkah tehnis berdasarkan perka lkpp no 14, diatas untuk bukti perjanjian kuitansi.
    Kami sangat berharap,terima kasih sebelumnya

    1. Sy tdk menyusun format karena bisa berbeda antar kldi, fleksibilitas disusun melalui SOP masing2… utk contoh2 silakan cek dan download pada blog rahfanmokoginta.wordpress.com silakan diubah suaikan dgn kebutuhan..

  11. pak mohon pencerahan, apakah kepala kampung bisa menggunakan dana ADK untuk membayar tim apresial penilai harga tanah? dan apakah boleh menggunakan pejabat pengadaan yang ada di pemerintahan? terima kasih

      1. Slmt mlm pa ramli.. ijin bertanya pak.. untuk pengadaan tower triangle bolehkah pengadaan nya seperti pengadaan barang bukan konstruksi? Apakah sub bidang usaha yang digunakan ? Terima kasih

  12. untuk pengadaan langsung sampai 50 juta, dalam bentuk atau surat apa tanda sudah ada persetujuan harga dari pejabat pengadaan, sehingga dapat dilakukan pembayaran.

    1. Pejabat pengadaan tdk menyetujui harga tapi memilihkan penyedia yg dapat menyediakan barang sesuai kebutuhan pengguna melalui PPK.. jd buktinya berupa pilihan penyedia dan penawaran.. utk harga yg diswpakati tergantung ppk

  13. Salam pak ramli mau tanya….. di Puskesmas kami, kan nggak ada pejabat pengadaan, tapi pertanggungjawaban SPJ harus menggunakan HPS,Surat Penawaran, BA evaluasi, BA Klarifikasi, SP, BA serah terima, BA Pemeriksaan, BA Pembayaran dan seabrek2 BA lainnya, meskipun nilainya hanya 1.100.000. Itupun sebenarnya pake pembelian langsung ke toko, tapi bukti2 pertanggungjawabannya harus sebanyak itu.

    Apakah boleh PPK/KPA memerintahkan bendahara membayar berdasarkan bukti pertanggungjawaban hanya dengan kuitansi atau bukti pembelian lainnya, jika boleh maka dimana peranan pejabat pengadaan (jika ada pejabat)??

    Terima kasih sebelumnya atas penjelasannya pak.

    1. Berarti masalahnya diketakutan pejabat pengadaan.. pejabat pengadaan adalah stafnya PA/KPA jadi tergantung putusan PA/KPA. Pejabat pengadaan harus tetap ada namun proses transaksinya harus disederhanakan seefisien mungkin

  14. Om Samsul.

    Ada Narasumber (bimtek sekaligus ujian kemarin di Banjarmasin) yang mengatakan, bagi PPTK yang mempunyai anggaran sekecil apapun (dibawah 200 juta) tolonglah iklaskan saja, karena itu adalah wewenang Pejabat Pengadaan untuk melakukan pembelian barang. Nah dengan pernyataan Narasumber tersebut maka Pejabat Pengadaan mempunyai wewenang luas, termasuk melakukan pembelian. Membaca yang om Samsul tulis diatas, jelas ada berbeda dengan pernyataan Narasumber tadi.

    Nah, sebagai orang yang baru belajar dan sebagai PPTK sekaligus seorang pejabat pengadaan….saya rasa ada rasa ketidak ikhlasan seorang PPTK jika kegiatannya (pengadaan langsung) sebagai contoh hanya beli topi untuk kegiatannya dilakukan oleh pejabat pengadaan.

    Atas dasar ketidak ikhlasan tersebut (bukan saya lho) saya setuju dengan pendapat om Samsul bahwa Pejabat Pengadaan bukan sebagai Pejabat Pembelian.

    1. PPTK bukan pejabat pembelian jadi ketika akan melakukan pembelian maka dilakukan oleh pejabat pengadaan. Meski demikian untuk pengadaan s/d 10 juta pejabat pengadaan dapat menyerahkan transaksi ke pejabat lain dgn tetap atas koordinasi pejabat pengadaan. Pejabat Pengadaan dan PPTK ada dalam 2 aturan berbeda jadi sebaiknya terpisah. Lihat PP 60 2008 pasal 36.. 1 orang dilarang menjabat 2 aspek transaksi. PPTK transaksi keuangan. Pejabat pengadaan aspek transaksi pengadaan/perjanjian

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.