Menjadi menarik membahas filosofi dasar pengadaan barang/jasa dalam rangka memperjelas sudut pandang dan pemahaman terhadap prosesnya. Pada dua tulisan terdahulu saya mencoba membahas dua essensi penting yaitu tentang Wants dan Needs kemudian Prices dan Cost. Mungkin untuk memperjelas dapat di reply bahwa Pengadaan Barang/Jasa idealnya didasarkan pada Needs bukan berdasarkan Want. Dengan landasan ini dari sisi penilaian tentu akan lebih tepat menggunakan indikator Cost bukan Price.

Pada prinsipnya kegiatan pengadaan barang/jasa terdiri dari perkalian antara harga satuan dan volume kemudian disandingkan dengan sasaran yang mau dicapai. Jadi dapat kita ambil satu benang merah bahwa harga satuan dikalikan volume bertujuan mencari barang/jasa sedangkan sasaran bertujuan mencapai needs yang telah ditetapkan.

Barang dan Jasa mempunyai definisi dan pengertian tersendiri, dimana hal ini tercantum dengan sangat jelas dalam Perpres 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang.

Kemudian terkait jasa Perpres 54 mengklasifikasikan kedalam 3 term utama yaitu, Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan tindakan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya. Jasa Lainnya adalah Jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain Jasa Konsultansi, pelaksanaan pekerjaan Konstruksi dan pengadaan barang. Dan Jasa Konsultan sebagai jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware).

Dari definisi tersebut dapat kita simpulkan dua kata dasar terkait barang dan jasa. Kata dasar tersebut adalah benda dan tindakan. Dengan demikian barang dapat didefinisikan secara sederhana sebagai setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang. Kemudian jasa sebagai setiap tindakan dalam rangka menghasilkan output baik berupa benda maupun rangkaian tindakan dengan mengandalkan keahlian dan/atau keterampilan.

Pendefinisian ini sangat penting dalam mengenal lebih jauh tentang barang/jasa yang diperlukan. Ketika memerlukan sebuah barang/jasa maka tentu sudah harus bisa di-forcasting hal-hal penting apa saja yang diperlukan terkait benda/output seperti karakteristik, fungsi dan lainnya. Kemudian disisi yang lain juga harus mempertimbangkan tindakan apa saja yang diperlukan dalam rangka mendapatkan benda/output yang kita perlukan.

Identifikasi barang/jasa harus dibangun dari pertanyaan-pertanyaan dalam formulasi 5 W + 1H . What, When, Where, Who, Why dan How.

Proses pengadaan barang/jasa terdiri dari empat tahapan utama yaitu persiapan, pelaksanaan, kontrak dan disposal. Identifikasi barang/jasa berada dalam ranah persiapan, sehingga menjadi sangat penting menjawab pertanyaan tersebut dengan singkat, tepat, menyeluruh, jelas dan konsisten. Penting dalam artian untuk menentukan metode pengadaan yang digunakan, metode penyampaian dokumen penawaran dari penyedia, metode evaluasi, rancangan kontrak dan proses serah terima serta penggunaan barang/jasa.

Misal kita membutuhkan sebuah pulpen maka kita harus mampu mengidentifikasi pulpen yang mampu memenuhi needs kita. Jawaban atas pertanyaan apakah terbuat dari plastik atau besi, akan menentukan evaluasi yang kita gunakan. Pulpen dari besi biasanya dipilih karena lebih tahan lama dibanding berbahan plastik. Apabila kebutuhan terkait pulpen bersifat short term seperti hanya untuk pelatihan temporer maka berbahan plastik tentu lebih efisien dibanding berbahan besi. Berbeda kalau kebutuhan pemakaian untuk menunjang pekerjaan rutin maka berbahan besi tentu lebih efisien dan efektif.

Demikian juga jawaban atas kapan, dimana, siapa user dan penyedia, untuk tujuan apa dan bagaiamana menggunakan dan mendapatkan harus dapat dijawab dengan efektif pada tahap persiapan.

Sebelum terlalu dalam membicarakan tentang implikasi dari identifikasi barang/jasa perlu juga kita perjelas definisi dasar barang/jasa dahulu. Jadi dapat disimpulkan bahwa barang adalah kombinasi dari benda dan tindakan dalam komposisi yang lebih sederhana. Artinya dalam pengadaan barang, tingkat kompleksitas tindakan lebih rendah dibanding pengadaan jasa. Hal ini dikarenakan pada pengadaan barang, benda sudah dapat kita identifikasi hasilnya segera saat pelaksanaan pengadaan dan/atau kontrak ditandatangani.

Sedangkan jasa adalah kombinasi benda/output dan tindakan dalam komposisi yang lebih kompleks. Identifikasi hasil dari sebuah jasa tidak bisa dilihat dari benda/outputnya saja tapi juga harus dilihat dari kualitas tindakan yang diberikan. Misalkan Jasa Konstruksi terkait bangunan, kita tidak bisa serta merta melihat konstruksi pada saat kontrak namun memerlukan proses mewujudkannya. Kemudian pada saat gedung terwujud kita juga harus menilai kualitas teknis bangunan termasuk umur teknis dan masa pemeliharaan.

Kompleksitas benda menentukan kompleksitas tindakan dan juga menentukan kompleksitas kualifikasi penyedia yang kita perlukan. Sehingga apabila empat kategori besar barang/jasa pada Perpres 54 kita susun dalam skala kompleksitas, akan tersusun struktur sebagai berikut yaitu pengadaan barang, konstruksi, jasa lainnya dan jasa konsultansi.

Apabila skala ini kita terapkan pada metode pengadaan maka pengadaan barang, konstruksi dan jasa lainnya termasuk dalam kategori pelelangan atau mengkompetisikan penyedia yang mampu mengadakan barang/jasa. Ukuran utama yang dipakai adalah barang/jasanya sedang kualifikasi penyedia kemudian. Untuk jasa konsultansi yang notabene memerlukan kompleksitas tindakan yang tinggi, tentu menuntut kualifikasi penyedia yang tinggi pula. Sehingga akan lebih efektif kalau diterapkan metode seleksi.

Akan sangat panjang membahas implikasi dari proses identifikasi barang/jasa terhadap keseluruhan proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Paling tidak ini menunjukkan urgensi proses identifikasi dalam proses pengadaan barang/jasa dalam rangka memenuhi sasaran atau needs pemerintah. Yang ujungnya juga berdampak pada kualitas sasaran pembangunan.

Sayangnya banyak yang tidak mau menginvestasikan waktu, tenaga dan fikiran dalam proses ini. Ini karena semua orientasi hanya pada output bukan outcame bahkan benefit. Adalah pilihan yang sangat mudah ketika kita dihadapkan dengan pertanyaan apakah ingin sulit diawal tapi mudah dan gampang pada proses akhir. Atau mudah diawal tapi menimbulkan kesulitan besar di akhir. Sekali lagi ini kembali pada keputusan kita.

Print Friendly