Pemecahan paket pekerjaan salah satunya terjadi atas dasar pertimbangan kebutuhan dari sisi volume yang tidak dapat diprediksi kepastiannya dari sisi volume. Salah satu yang pernah saya diskusikan dengan teman yang terlibat dengan pengadaan obat pada salah satu fasilitas layanan kesehatan.

Kalo kontrak kan berarti harus sesuai Daftar Kuantitas pak. Sedangkan kebutuhan obat unntuk item sangat fluktuatif, pengalaman tahun kemarin ternyata prediksi penyakitnya kurang tepat pak jadi banyak obat yg mubazir dan banyak juga obat yg akhirnya tidak tersedia di apotek.”

    Mungkin ada baiknya pembahasan dimulai dari rencana kebutuhan kemudian membedakan antara kontrak dan pembayaran. Jika dilihat dari kutipan diskusi di atas ketiga area tersebut termaktub didalamnya.

Perencanaan Kebutuhan

    Dalam perencanaan kebutuhan terkait tipe kebutuhan yang fluktuatif atau unpredictable maka yang dilakukan adalah peramalan. Peramalan tidak terlalu dibutuhkan dalam kondisi permintaan pasar yang stabil, karena perubahan permintaan relatif kecil. Peramalan sangat dibutuhkan bila kondisi permintaan dinamis. Perencanaan yang efektif baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek bergantung pada peramalan permintaan produk oleh pengguna/pengguna akhir.

    Peramalan memerlukan data faktual dalam kurun waktu yang cukup untuk dapat dijadikan sampel. Setidaknya ada dua teknik peramalan yang dapat dipelajari yaitu :

  1. Teknik peramalan kualitatif atau subyektif (qualitative forecast). Untuk kebutuhan yang sifatnya baru atau baru akan dimulai maka teknik peramalan kualitatif ini menjadi satu pilihan. Peramalan kualitatif ini cenderung subyektif sehingga sangat penting mencari data obyektif melalui survey ataupun referensi dari penelitian-penelitian terkait.
  2. Teknik peramalan berdasarkan waktu (time series). Teknik peramalan berdasarkan pengalaman pelaksanaan waktu terdahulu termasuk yang obyektivitas dan akurasinya tinggi. Apalagi untuk kebutuhan yang item produknya cenderung sudah teridentifikasi dengan baik.

Kiranya cukup untuk teori peramalannya. Untuk implementasinya kita buat simulasi sebagai berikut :

Item

Tahun 1

Tahun 2

Tahun 3

A

200

300

B

100

C

100

150

175

D

125

E

130

Dari tabel diatas maka dapat diramalkan bahwa item barang yang dibutuhkan pada tahun ke-4 adalah A, B, C, D dan E. Meskipun nanti bisa saja berdasarkan peramalan kualitatif maka ditambahkan item F dan G. Dari hasil ini maka identifikasi kebutuhan disusun sebagai berikut :

Item

Tahun 1

Tahun 2

Tahun 3

Tahun 4

A

200

300

350

B

100

100

C

100

150

175

210

D

125

125

E

130

130

F

50

G

50

Item dan Volume telah ditetapkan berdasarkan peramalan. Hasil ini tentu harus disinkronisasikan dengan ketersediaan anggaran yang dialokasikan untuk pemenuhan kebutuhan. Idealnya memang anggaran harus memenuhi semua kebutuhan ini. Namun kondisi anggaran tidak selalu sesuai. Kita simulasikan saja anggaran yang tersedia adalah Rp. 30.000.000, – (Tiga Puluh Juta Rupiah) sebagai berikut :

Item

Kebutuhan Riil

Justifikasi Anggaran (30.000.000)

Volume

Harga Satuan

Jumlah

Volume

Harga Satuan

Jumlah

A

350

30.000

10.500.000

350

30.000

10.500.000

B

100

40.000

4.000.000

100

40.000

4.000.000

C

210

50.000

10.500.000

210

50.000

10.500.000

D

125

20.000

2.500.000

125

20.000

2.500.000

E

130

15.000

1.950.000

130

15.000

1.950.000

F

50

20.000

1.000.000

27

20.000

540.000

G

50

20.000

1.000.000

0

20.000

TOTAL KEBUTUHAN

31.450.000

TOTAL JUSTIFIKASI

29.990.000

Dari justifikasi anggaran maka item G berdasarkan prioritas dan data ramalan yang tersedia volumenya menjadi 0 (Nol). Yang perlu diingat ketika volume item G adalah 0 (Nol) bukan berarti tidak dibutuhkan. Tetap dibutuhkan namun dari sisi waktu, kapan dibutuhkan masih bersifat prediksi. Kondisi ini akan berdampak pada sifat dan jenis kontrak serta cara pembayaran.

Untuk itulah penetapan sifat dan jenis kontrak serta cara pembayaran menjadi sangat penting. Untuk materi sifat kontrak silakan dibaca pada artikel Rumus Kontrak Lumpsum dan Harga Satuan.

Pada kasus seperti ini yang paling tepat adalah memanfaatkan sifat kontrak Harga Satuan yang sangat fleksibel untuk item yang memang sangat dinamis. Okelah kita asumsikan seluruh item merupakan item yang dinamis. Maka jenis kontrak yang PPK gunakan dalam rancangan kontrak berdasarkan pembayaran adalah jenis Harga Satuan.

HPS dan Rancangan Kontrak

Daftar kuantitas yang dimasukkan dalam rancangan kontrak adalah sebagai berikut :

Daftar kuantitas Harga

Item

Volume

Harga Satuan

Jumlah

A

350

30.000

10.500.000

B

100

40.000

4.000.000

C

210

50.000

10.500.000

D

125

20.000

2.500.000

E

130

15.000

1.950.000

F

27

20.000

540.000

G

0

20.000

TOTAL

29.990.000

Tentu pada saat penyusunan HPS bisa saja Tabel Daftar Kuantitas Harga diatas terkoreksi. Namun terkait asumsi maka kita anggap saja Daftar Kuantitas dan Harga tersebut sebagai HPS. Pertanyaan yang sering muncul adalah untuk item G dalam tabel HPS apakah tidak masalah volumenya (0)? Tidak ada ketentuan yang melarang!

Pemilihan Penyedia

Otomatis penyedia dalam menyampaikan penawaran tetap menawarkan seluruh item meskipun volumenya (0). Jika dalam penawaran tidak terdapat item G, maka penyedia dianggap tetap menawarkan item G dengan volume (0) dengan harga satuan (0) pada saat koreksi aritmatik.

Singkat cerita penawaran pemenang adalah sebagai berikut :

Daftar kuantitas Harga Penawaran

Item

Volume

Harga Satuan

Jumlah

A

350

35.000

12.250.000

B

100

30.000

3.000.000

C

210

48.000

10.080.000

D

125

19.000

2.375.000

E

130

12.000

1.560.000

F

27

20.000

405.000

G

0

20.000

TOTAL

29.805.000

Dapat dilihat pada tabel diatas bahwa penyedia tetap menawarkan item barang G meskipun volumenya (0). Kenapa hal ini terjadi ? Karena ini adalah kontrak harga satuan dimana yang diikat adalah harga satuannya bukan total penawaran/kontrak. Total kontrak hanyalah perkiraan. Progres fisik pekerjaan yang dinilai nanti berdasarkan realisasi pekerjaan berdasarkan pengukuran bersama antara PPK dan Penyedia. Penyedia juga harus menyadari bahwa total kontrak yang ditandatangani adalah total perkiraan kontrak. Dalam kontrak seperti ini kadangkala PPK menetapkan jumlah minimal realisasi kontrak yang akan terjadi.

Mekanisme Pembayaran

Akibat dari ini maka mekanisme pembayaran yang diterapkan dalam Syarat-Syarat Khusus Kontrak adalah mekanisme pembayaran termin atau monthly certificate.

  1. Pembayaran bulanan monthly certificate (laporan bulanan), didasarkan pada kemajuan pekerjaan per bulan yang dibuat dengan laporan bulan. Pembayaran dilakukan setiap bulan berdasarkan prestasi pekerjaan.
  2. Pembayaran termin (angsuran).

    Contoh:

    Termin I, progres 30% akan dibayar 25%

    Termin II, progres 50% akan dibayar 45% (+20%)

    Termin III, progres 75% akan dibayar 70% (+25%)

    Termin IV, progres 100% akan dibayar 100% (+30%)

Dengan simulasi seperti ini maka jika dalam perjalanan pelaksanaan pekerjaan perubahan volume pekerjaan dapat diakomodir selama masih menyangkut item barang yang diperjanjikan. Hal ini untuk menjaga pemenuhan ketentuan bahwa total kontrak harga satuan tidak boleh bertambah lebih dari 10%.

Misal mekanisme pembayaran berdasarkan Monthly Certificate.

Pada bulan I, realisasi sebagai berikut :

Kemudian pada bulan ke-2 bisa saja terjadi kondisi dimana item G yang tadinya (0) pada realisasinya ada kebutuhan item G sebanyak 10 unit. Disinilah fleksibilitas dari Kontrak Harga Satuan dimanfaatkan. PPK berdasarkan permintaan user/end user melakukan addendum kontrak terkait volume item G dengan melakukan substitusi dengan volume item yang lain, dalam hal ini adalah item F. Dengan demikian tabelnya akan berubah seperti ini:

Perubahan Kontrak yang dilakukan adalah Volume Item F awalnya adalah 27 unit diubah menjadi 17. Kemudian tentu saja ini akan mengurangi kalkulasi sisa realisasi pekerjaan bulan 1 untuk item F. Kemudian Volume item G yang awalnya 0 menjadi 10. Dari sisi harga karena harga satuan penawaran item F dan G kebetulan sama maka nilai kontrak awal tidak terjadi perubahan.

 

Pada bulan ke-3, anggap saja ini adalah bulan terakhir pelaksanaan. Pada kondisi ini misalkan untuk volume Item B pada perkiraan awal hanya 100 unit namun pada bulan III ternyata dibutuhkan 110 (+10) maka dilakukan perubahan kontrak untuk volume item B menjadi 110 dan volume item A, yang masih tersisa cukup banyak, dari 350 unit menjadi 340 unit. Perubahan ini berdampak pada berubahnya nilai total kontrak. Gambarannya seperti tertuang dalam tabel berikut:

Pada akhir pelaksanaan pekerjaan realisasi total kontrak dan realisasi total pembayaran adalah Rp. 29.755.000,- sementara nilai Total Kontrak Awal adalah Rp. 29.805.000,-. Diakhir pelaksanaan pekerjaan terdapat nilai sisa kontrak yang dikembalikan ke kas negara sebesar Rp. 50.000,-.

Tentu simulasi ini tidak bisa menggambarkan keseluruhan fakta lapangan yang terjadi. Setidaknya simulasi ini dapat menjadi bahan diskusi dan pemikiran yang dapat diimplementasikan secara riil.

Print Friendly