Pertanyaan yang sering muncul terkait gelar personil adalah kapan sebenarnya gelar personil dilakukan? Sebelum kita membahas tentang kapan. Ada baiknya disamakan persepsi tentang gelar personil.

Gelar personil adalah salah satu metode yang dipilih penanggungjawab pemilihan penyedia dalam meyakinkan diri, bahwa penyedia yang dipilih dan ditunjuk adalah penyedia yang mampu melaksanakan pekerjaan, setelah menandatangani kontrak. Umumnya ini diterapkan pada pemilihan penyedia konstruksi atau konsultan. Seluruh tenaga ahli atau teknis diminta didatangkan dalam klarifikasi maupun pembuktian kualifikasi.

Apakah gelar personil ini boleh dilakukan?

Sejauh ini belum ditemukan bunyi aturan yang mengharuskan atau melarang hal ini. Dengan demikian tahapan ini harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna (pengguna anggaran/pengguna akhir). Syaratnya keputusan menerapkan harus dilandasi dengan akuntabilitas yang tinggi. Justifikasi teknis, terkait kompleksitas pekerjaan, sehingga gelar personil wajib dilakukan. Harus benar-benar transparan dan jelas ukuran maupun tata caranya.

Kapan gelar personil sebaiknya dilakukan?

Karena ini adalah putusan manajemen pengadaan maka tentang kapan dipersyaratkan harus pertimbangan prinsip efektif dan efesien. Setiap putusan akan berdampak pada nilai manfaat uang atau value for money (vfm). Untuk bahasan kali ini kita fokus pada add cost mobilisasi personil. Mendatangkan personil akan berdampak pada biaya penyedia dalam mempersiapkan penawaran.

Pembahasan artikel syarat pemilihan dan syarat berkontrak yang lalu, dapat digunakan untuk menjawab kapan gelar personil dilakukan. Untuk siapa sebenarnya gelar personil ini diperlukan? Untuk PPK atau untuk Pokja? Jika kita melihat pada klausul Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) maka personil ini sebenarnya untuk kepentingan PPK. Personil yang sesuai dengan persyaratan minimal spesifikasi akan membuat PPK yakin berkontrak dengan penyedia.

Atas dasar ini maka PPK menempatkan syarat administratif kepemilikan personil pada spesifikasi teknis pekerjaan. Syarat administratif ini ditugaskan kepada pokja untuk diklarifikasi. Atas dasar ini ada tiga kondisi yang dapat kita bahas:

Kondisi 1 : Gelar Personil dilakukan pada tahap pemilihan.

Ini yang biasa dilakukan! Pada saat klarifikasi atau pembuktian kualifikasi seluruh tenaga ahli/teknis diminta didatangkan. Dengan demikian dalam IKP dan LDP/LDK harus dituangkan secara jelas tentang tata cara, pemeriksaan dan penilaian. Selama ketentuan ini tertuang dengan jelas, serta dapat dipertanggungjawabkan, tidak ada ketentuan yang melarang.

Jika dipersyaratkan pada syarat pemilihan maka penyedia harus menambahkan biaya mobilisasi personil inti ditahapan klarifikasi/pembuktian kualifikasi. Artinya mobilisasi personil dialokasikan pada setidaknya pada 2 tahapan.

Atas tambahan biaya ini secara logika, jika penyedia betul-betul profesional, dipastikan harga penawaran akan lebih tinggi dari seharusnya. Disisi lain PPK dan Pokja harus mempertimbangkan beban biaya gelar personil dalam komposisi HPS. Bukan hal yang mudah memprediksi biaya ini, karena belum bisa dipastikan lokasi masing-masing penyedia bahkan personil inti yang ditugaskan.

Ketidakseimbangan antara HPS dan beban biaya penawaran memperbesar kemungkinan pelelangan gagal. Karena kemungkinan tidak ada penyedia profesional yang mau menawar. Jikapun ada, maka patut dipertanyakan kewajaran harga yang ditawarkan.

Disisi penyedia harus menanggung risiko pembiayaan. Jika ternyata sebagian personil tidak mampu didatangkan, karena hal tertentu yang tidak substansial, menyebabkan penawaran digugurkan. Disisi lain meski sudah ditetapkan sebagai pemenang, penyedia belum tentu disepakati PPK sebagai penyedia barang/jasa. Dalam artian risiko penyedia masih sangat besar.

Kelebihan gelar personil pada saat pemilihan adalah pihak pokja dan ppk memiliki keyakinan yang lebih tinggi terhadap kualitas personil yang “akan” ditugaskan.

Kondisi 2 : Gelar Personil dilakukan pada tahap pra-penandatanganan kontrak. Dibeberapa tempat hal ini sudah dilaksanakan. Gelar personil tidak menjadi syarat pemilihan. Gelar personil menjadi syarat berkontrak. Artinya setelah penetapan pemenang, bahkan setelah mendapatkan Surat Penunjukan Penyedia barang/Jasa (SPPBJ), baru penyedia diminta untuk melakukan gelar personil sebelum tandatangan kontrak. Jika hal ini dilakukan maka klausul IKP, SSUK dan SSKK harus secara detil menjelaskan tata cara, pemeriksaan dan penilaian.

Terkait biaya, hal ini tidak berbeda dengan kondisi 1. Penyedia tetap harus mengalokasikan biaya mobilisasi dalam acara gelar personil. PPK juga mestinya tetap memperhitungkan biaya gelar personil dalam HPS. Ini jika ingin pelelangan tidak rentan batal atau mendapatkan penyedia nekat.

Disisi penyedia meski harus mengeluarkan biaya di awal namun risiko lebih kecil dibanding kondisi 1. Selama penawaran dibuat dengan profesional dan personil yang didatangkan sesuai dengan penawaran maka gagal tandatangan kontrak kecil kemungkinan terjadi.

Kekurangan dari kondisi 2 adalah: Ketika PPK atau penyedia tidak mampu menyediakan personil inti yang sesuai maka PPK dapat menolak penetapan pemenang. Jika PA sepakat dengan PPK maka pokja melakukan evaluasi ulang. Atau pelelangan ulang jika tidak ada cadangan.

Kondisi 3 : Gelar Personil dilakukan pada tahap pelaksanaan kontrak.

Gelar personil dilaksanakan setelah penadatanganan kontrak, umumnya pada saat Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (PCM) sebagaimana tertuang dalam SSUK.

Dari sisi biaya lebih efisien karena cukup memasukkan biaya mobilisasi personil inti pada daftar kuantitas harga persiapan pelaksanaan pekerjaan. Baik dari sisi penawaran penyedia maupun HPS. Artinya terdapat efisiensi biaya pelaksanaan pekerjaan.

Kelemahan dari metode ini adalah jika ternyata personil yang dimiliki oleh penyedia tidak sesuai secara teknis atau kualitas. Karena kondisi ditemukannya ketidakmampuan setelah tandatangan kontrak maka yang berlaku adalah penanganan keperdataan. Masalah ini sebenarnya telah diantisipasi pada klausul SSUK.

Risiko yang mungkin terjadi penyedia memang benar-benar tidak mampu menugaskan personil inti dengan kualifikasi sesuai kontrak, maka terjadilah pemutusan kontrak.

Bagi penyedia sanksi ketidakmampuan ini akan berakibat ditetapkannya sanksi Blacklist sesuai klausul kontrak.

Jika dimintakan pendapat tentang kapan paling tepat dilakukan gelar personil, maka menurut saya yang paling berkeadilan adalah kondisi 2 Gelar Personil dilakukan pada tahap pra-penandatanganan kontrak. Demikian sedikit uraian tentang gelar personil.


Print Friendly, PDF & Email