Beberapa waktu terakhir pemberitaan tentang penerapan metode baru dalam proses pemilihan penyedia pengadaan barang/jasa menyeruak diranah pemberitaan banua. Metode pemilihan ini adalah metode pelelangan/seleksi cepat. adalah salah satu tools yang digagas oleh Presiden melalui Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 sebagaimana diubah dengan Peraturan Presiden No. 4 Tahun 2015 tentang pengadaan barang/jasa (Perpres 54/2010).

Pasal 109A Perpres 54/2010 menyebutkan bahwa :

  1. Percepatan pelaksanaan E-Tendering dilakukan dengan memanfaatkan Informasi Kinerja Penyedia Barang/ Jasa
  2. Pelaksanaan E-Tendering sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan hanya memasukan penawaran harga untuk Pengadaan Barang/Jasa yang tidak memerlukan penilaian kualifikasi, administrasi, dan teknis, serta tidak ada sanggahan dan sanggahan banding.
  3. Tahapan E-Tendering sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling kurang terdiri atas:
    1. undangan;
    2. pemasukan penawaran harga;
    3. pengumuman pemenang.

Pendefinisian Pelelangan Cepat atau E-Tendering Cepat dimunculkan pada Peraturan Kepala LKPP RI Nomor 1 Tahun 2015 tentang E-Tendering (Perka 1/2015), dengan penambahan beberapa ketentuan teknis seperti dapat menyebutkan merk/type/jenis pada spesifikasi teknis barang/jasa yang diadakan.

Pada intinya E-Tendering Cepat adalah metode pemilihan yang ditujukan untuk mempercepat proses pemilihan penyedia sehingga pelaksanaan pekerjaan dapat segera dimulai.

Iming-iming kata “cepat” inilah yang dapat membuat para pengambil keputusan yang awam tentang pengadaan barang/jasa sering tidak awas. Keinginan mempercepat proses pengadaan barang/jasa dengan mempercepat proses pemilihan pada akhirnya justru berujung pada pelambatan.

Adalah sangat keliru jika pelelangan cepat didasarkan pada sempitnya waktu pelaksanaan pekerjaan atau mempercepat penyerapan Dana Alokasi Khusus (DAK). Bahwa benar pelelangan cepat adalah tools yang diberikan Perpres 4/2015 dalam kaitan Instruksi Presiden 1/2015 tentang Percepatan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Namun dalam implementasinya tidak bisa gegabah. Perlu pemahaman strategi dan manajemen risiko yang tepat. Proses pemilihan penyedia yang cepat tidak menjamin pelaksanaan pekerjaan juga berjalan dengan cepat.

Aspek Manajemen Risiko

Dalam teori manajemen proyek dikenal konsep triangle Biaya, Mutu, Waktu (BMW). Teori ini memaparkan hubungan yang saling mempengaruhi. Biaya murah, waktu sedikit (cepat) maka faktor mutu akan tereduksi tidak maksimal. Biaya murah, mutu yang diminta tinggi maka waktu memperolehnya akan semakin lama. Demikian seterusnya.

Dalam teori manajemen mutu juga dikenal teori triangle Biaya, Waktu dan Ruang Lingkup (Cost, Time and Scope). Biaya murah, waktu sempit sementera ruang lingkup luas maka kualitas akan tereduksi. Kondisi kualitas ideal dicapai jika tercapai keseimbangan antara ketersediaan anggaran, waktu dan ruang lingkup kendali.

Demikian juga dengan pemilihan metode pemilihan penyedia dalam proses pengadaan barang/jasa. Para pihak harus mempertimbangkan komponen-komponen penjamin mutu agar mutu ouput tercapai sesuai yang direncanakan. Pertimbangan kualitas inilah yang seterusnya akan menentukan kompleksitas pengadaan barang/jasa.

Jika disandingkan dengan konsep value for money (VFM) dalam proses pengadaan barang/jasa maka derajat kompleksitas metode pemilihan penyedia mestinya disetarakan dengan kondisi kompleksitas barang/jasa yang dibutuhkan. Kompleksitas barang/jasa dilihat dari sisi derajat dampak, risiko dan peranan ketersediaan barang terhadap pencapaian tujuan organisasi pengguna. Kemudian dari sisi besaran biaya (anggaran) maka semakin besar nilai biaya semakin besar dampaknya pada organisasi pengguna.

Diagram diatas semoga cukup menggambarkan pembagian beban risiko antara Pokja dan PPK. Dari sisi PPK, jika proses pemilihan penyedia (pokja) dipercepat, mutu evaluasi dibatasi hanya berpatokan pada harga terendah tanpa melakukan penilaian kualifikasi, administrasi, dan teknis maka bersiap-siaplah PPK mengeluarkan segala kemampuan mengendalikan kinerja penyedia dan pelaksanaan pekerjaan hingga mempertanggungjawabkan pelaksanaan.

Untuk itulah penting bagi organisasi pengadaan memetakan risiko dengan baik. Dalam teori Purchase and Supply Chain Management (PSCM) dikenal metodologi SPM disisi pasar barang/jasa disebut Supply Positioning Model (Pemetaan Posisi Barang/Jasa). Disisi pasar penyedia disebut Supplier Perception Model (Pemetaan Persepsi Penyedia).

Dalam beberapa artikel lama pada http://samsulramli.com telah dibahas tentang bagan kraljilc untuk memudahkan pemahaman tentang bagaimana menyusun strategi pengadaan barang/jasa.

Supply Positioning Model

Tipe Barang/Jasa

Teknis

Nilai Belanja

Kualifikasi Penyedia

Pemilihan

Kualifikasi PPK

Routine Standar Kecil Minimal Sederhana Orientasi Harga Terendah Standar/ Dasar
Laverage Standar Besar Standar/ Sedang Sederhana Orientasi Harga Terendah Menengah
Bottleneck Kompleks Kecil Tinggi Orientasi Kemampuan Teknis/Pengalaman Menengah/ Madya
Critical Strategic Kompleks Besar Tinggi Orientasi Kemampuan Managerial, Teknis dan Pengalaman Madya/ Tinggi

Dengan penjelasan diatas semoga bisa dipahami risiko yang akan dihadapi pelaksana pengadaan barang/jasa. Proses pemilihan dipercepat tidak lantas menjamin proses pelaksanaan pekerjaan juga lebih cepat. Efisiensi waktu yang diharapkan bisa saja berdampak pada pembengkakan biaya. Efisiensi biaya yang diharapkan bisa saja berdampak pada pembengkakan waktu pelaksanaan. Efisiensi waktu dan biaya yang diharapkan bisa saja berdampak pada mutu pekerjaan yang rendah. Disinilah pentingnya manajemen risiko oleh organisasi pengadaan barang/jasa.

Nilai Strategis Pelelangan Cepat

Berkorelasi dengan pembahasan metode pelelangan cepat maka tipe barang/jasa yang ideal disandingkan dengan metode pelelangan cepat adalah tipe barang/jasa yang berada pada kuadran routine atau laverage.

Jika pelelangan cepat disandingkan dengan tipe barang/jasa kuadran bottleneck atau Critical Strategic. Proses pemilihan penyedia menjadi sangat cepat dan sederhana namun beban risiko PPK dalam mengendalikan pekerjaan menjadi sangat besar.

Maka dari itu dalam setiap sosialisasi tentang pelelangan cepat selalu disarankan untuk paket-paket pekerjaan yang sederhana/standar. Sebagaimana bagaon contoh dalam slide sosialisasi Deputi Bidang Pengembangan Strategi dan Kebijakan LKPP-RI.

Inilah yang tersirat dari ketentuan pasal 109A ayat 2 bahwa pelelangan cepat dilakukan dengan hanya memasukan penawaran harga untuk Pengadaan Barang/Jasa yang tidak memerlukan penilaian kualifikasi, administrasi, dan teknis, serta tidak ada sanggahan dan sanggahan banding.

Keberhasilan pilihan manajerial dinilai dari bagaimana efektifitas output dan outcame dari proses pengadaan barang/jasa (Kinerja). Menurut Junaedi ( 2002 : 380-381) “Pengukuran kinerja merupakan proses mencatat dan mengukur pencapaian pelaksanaan kegiatan dalam arah pencapaian misi melalui hasil-hasil yang ditampilkan berupa produk, jasa, ataupun proses.

Untuk itulah pelelangan cepat sebenarnya solusi efektif mempercepat proses pemilihan untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat sederhana/standar. Jika diidentifikasi paket-paket standart/sederhana mendominasi hampir 80% paket-paket pekerjaan yang ada. Misal paket-paket yang selama ini dilaksanakan dengan pengadaan langsung, jauh lebih efisien dan efektif dengan pelelangan cepat. Penyedia kecil lokal dipersilakan mendaftar pada sistem informasi kinerja penyedia (SIKAP). Spesifikasi teknis dapat menyebutkan merk/type/jenis. Harga penawaran terendah ditetapkan jadi pemenang. Pemenang yang dapat membuktikan seluruh isian kualifikasi melalui verifikasi ditetapkan sebagai pemenang yang terverifikasi.

Demikian juga untuk paket pengadaan barang/jasa dengan nilai sampai dengan Rp. 2,5 milyar bersifat standart dan sederhana. Misal untuk pekerjaan konstruksi sederhana sebagaimana klasifikasi SE 11/2015 tentang Permenpu 31/2015, yang menyebutkan bahwa untuk paket pekerjaan konstruksi sederhana dengan nilai s/d 2,5 M diklasifikasi sebagai paket kecil. Untuk paket kecil maka kualifikasi penyedia Kecil baik yang non subkualifikasi atau subkualifikasi K1,K2,K3. Dicukupkan hanya sampai klasifikasi (Mis: BG) saja tidak perlu sampai subklasifikasi (Mis: BG004). Personil inti yang dievaluasi cukup yang memiliki SKT saja.

Surat Edaran Menteri PUPR Nomor 11 Tahun 2015

Pelelangan cepat semakin efektif jika Sertifikat Badan Usaha (SBU) betul-betul menjadi sertifikat yang lahir dari proses sertifikasi yang betul-betul akuntabel. Penilaian pokja murni hanya berdasarkan pengalaman dan harga.

Kesimpulan diatas sekali lagi adalah pilihan manajerial bukan tentang pembahasan hukum.

Persiapan Pelaksanaan Pelelangan Cepat

    Penting sekali organisasi pengadaan barang/jasa menyusun strategi yang tepat dalam menggunakan metode pemilihan penyedia. Tidak terkecuali pelelangan cepat. Penggunaan metode SPM baik itu Supply Positioning Model (Pemetaan Posisi Barang/Jasa) atau Supplier Perception Model (Pemetaan Persepsi Penyedia).

Ilustrasi yang dari situs LKPP-RI terkait konsolidasi pengadaan barang/jasa ini mungkin tepat menggambarkan alur persiapan pelelangan cepat.

    PPK dan Pokja harus memetakan kebutuhan disinkronisasi dengan data pasar penyedia pada SIKAP. Ingat pasal 109A ayat 2 pelelangan cepat tidak diperlukan evaluasi administrasi, teknis dan kualifikasi sehingga penyedia yang diundang untuk menawar adalah yang sudah bisa dipastikan memenuhi syarat administrasi, teknis dan kualifikasi. Hal-hal yang dapat mengugurkan hanyalah tidak dapat diverifikasinya data SIKAP penyedia.

Jangan sampai data penyedia yang memenuhi persyaratan administrasi, teknis dan kualifikasi dalam SIKAP tidak tersedia dalam jumlah yang cukup kompetitive paket pelelangan cepat nekat untuk diluncurkan. Risiko kegagalan mendapatkan penyedia menjadi sangat besar. Atau bisa jadi tersedia tapi jumlahnya tidak cukup kompetitive sehingga muncul kecurigaan para pihak terkait adanya persaingan tidak sehat. Ini juga berpotensi menghambat pelaksanaan pengadaan.

Aspek hukum Pelelangan Cepat

Untuk pembahasan hukum maka acuan yang digunakan utamanya adalah peraturan. Pasal 109A Perpres 54/2010 sama sekali tidak menyebutkan larangan atau kewajiban. Misal klausul pelelangan cepat hanya untuk pekerjaan yang sederhana atau nilai kurang dari 2,5 Milyar. Demikian juga dalam Perka 1/2015 sebagai petunjuk teknis Perpres 4/2015.

Dengan demikian secara hukum penggunaan pelelangan cepat untuk paket pekerjaan kompleks tidak dapat dijustifikasi melanggar hukum. Tentang risiko merupakan tanggungjawab organisasi pengadaan barang/jasa. Jika diibaratkan analogi maka penggunaan pelelangan cepat untuk paket pekerjaan kompleks (bottleneck ataupun critical strategic) adalah seperti menembak gajah dengan senapan angin. Efektifitasnya memang akan rentan dipertanyakan. Namun demikian jawaban pasti atas pertanyaan/keraguan harus dilihat dari kinerja akhir.

Aspek hukum lain yang harus diperhatikan adalah tentang persaingan usaha yang sehat. Pelelangan cepat mestinya merupakan kesempatan besar bagi pengusaha kecil untuk dapat berpartisipasi dalam proses pelelangan. Tidak hanya pelelangan cepat ditingkat lokal tapi juga nasional. Disisi lain penyedia lokal mempunyai keunggulan kompetitive dari sisi lokasi. Logikanya kedekatan lokasi akan berpengaruh pada biaya mobilisasi yang lebih kompetitive dibanding penyedia non lokal. Dengan demikian penyedia lokal mampu menawarkan harga yang lebih kompetitif.

Diperlukan peran aktif dari semua pihak dalam mengoptimalisasi sistem SIKAP sebagai backbone keberhasilan pelelangan cepat. Pemerintah Daerah harus menyediakan fasilitasi yang memadai. Fasilitasi diantaranya berupa penyediaan kegiatan dan anggaran sesuai kemampuan daerah dalam rangka sosialisasi, pelatihan, pendampingan dan uji coba sistem. Pemanfaatan sistem baru pasti akan menemukan kendala karena ketidaktahuan para pihak. Disisi lain pihak penyedia melalui asosiasi penyedia harus berperan aktif mendorong anggotanya untuk mendaftar pada SIKAP serta mengikuti kegiatan sosialisasi, pelatihan dan uji coba sistem baik atas fasilitas daerah maupun secara mandiri.

Artikel ini dibuat dengan harapan agar implementasi pelelangan cepat yang berpotensi efektif dalam percepatan proses pengadaan barang/jasa justru mendapat stigma negatif akibat kesalahpahaman baik disisi kebijakan pelaksanaan, teknis pelaksanaan dan persepsi para pihak. Untuk itu penting bagi para pihak bijak dalam menyikapi implementasi pelelangan cepat.

Sebagai kesimpulan :

  1. Pelelangan cepat disisi manajerial lebih tepat ditujukan untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat standar atau sederhana.
  2. Strategi yang tidak tepat dalam penggunaan pelelangan cepat dapat mengakibatkan pelambatan terhadap proses pengadaan barang/jasa akibat risiko kegagalan pelaksanaan pekerjaan, output barang/jasa hingga risiko gugatan dari berbagai pihak.
  3. Untuk mengurangi dampak hukum terhadap pelaksanaan pelelangan cepat maka daerah perlu menetapkan kriteria standar barang/jasa yang dapat diterapkan dengan pelelangan cepat.
Print Friendly, PDF & Email